Digitales Mandanten-Onboarding bezeichnet den Prozess, bei dem Mandantendaten erfasst, Identitäten geprüft, Dokumente vorbereitet und Dienstleistungen über einen strukturierten Online-Workflow gestartet werden.

Für Treuhänder, Anwälte und Corporate-Legal-Teams ist das Onboarding mehr als ein administrativer Schritt. Es prägt den ersten Eindruck, beeinflusst die Geschwindigkeit der Leistungserbringung und bestimmt, wie viel Zeit Fachpersonen für Korrekturen oder das Nachfordern fehlender Unterlagen aufwenden müssen.

Ein gut konzipierter digitaler Onboarding-Prozess macht die Zusammenarbeit für alle Beteiligten schneller und übersichtlicher. So setzen Sie ihn um.

Definieren Sie die benötigten Informationen von Anfang an

Ein effizientes Onboarding beginnt mit einer klaren Liste aller erforderlichen Angaben.

Statt Informationen schrittweise über mehrere E-Mails anzufordern, sollten Sie für jede Dienstleistung festlegen, welche Daten, Dokumente und Freigaben benötigt werden. Bei einer Firmengründung können dazu Angaben zu den Gründern, die gewählte Rechtsform, der Unternehmenszweck, Eigentumsverhältnisse und Zeichnungsberechtigungen gehören. Bei einer Firmenänderung unterscheiden sich die Anforderungen je nachdem, ob die Adresse, die Geschäftsführung, der Firmenname oder die Statuten angepasst werden.

Strukturierte Formulare helfen Mandanten dabei, die Anforderungen zu verstehen, und reduzieren das Risiko unvollständiger Einreichungen.

Erstellen Sie einen Workflow für jeden Mandantentyp

Nicht alle Mandanten benötigen gleich viel Unterstützung.

Ein Erstgründer braucht möglicherweise Erklärungen zu jedem einzelnen Schritt. Internationale Unternehmer benötigen zusätzliche Informationen zu Schweizer Fachbegriffen und lokalen Abläufen. Treuhänder und Anwälte bevorzugen oft einen schnellen Prozess, mit dem sie mehrere Mandate effizient verwalten können. Corporate-Legal-Teams benötigen möglicherweise Transparenz über verschiedene Gesellschaften und Stakeholder hinweg.

Ihr Onboarding-Prozess sollte diese unterschiedlichen Bedürfnisse berücksichtigen und gleichzeitig auf einem einheitlichen Grundablauf basieren. Klare Anweisungen, kontextbezogene Hilfestellungen und relevante Fragen erleichtern den Prozess, ohne unnötige Komplexität zu schaffen.

Erfassen Sie Informationen an einem sicheren Ort

E-Mail-Anhänge, separate Tabellen und manuell ausgefüllte PDF-Dokumente erschweren die Nachverfolgung des Onboardings. Sie können zudem zu doppelten Daten, veralteten Dokumentversionen und Unsicherheit darüber führen, welche Informationen aktuell und verbindlich sind.

Eine digitale Plattform bietet einen zentralen und strukturierten Ort für die Erfassung von Mandantendaten und unterstützenden Dokumenten. Dadurch entsteht ein nachvollziehbarer Prozess, und autorisierte Personen erhalten Zugang zu den benötigten Informationen.

Mit der Freigabefunktion von Hoop können professionelle Intermediäre ihre Mandanten gezielt in jene Schritte einbeziehen, bei denen ihre Mitwirkung erforderlich ist. Mandanten erfassen die relevanten Informationen online, während der Treuhänder, Anwalt oder Berater die Kontrolle über den Gesamtprozess behält.

Vermeiden Sie doppelte Datenerfassung

Mandanten sind schnell frustriert, wenn sie Namen, Adressen oder Angaben zu Eigentumsverhältnissen mehrfach eingeben müssen.

Die während des Onboardings erfassten Informationen sollten nach Möglichkeit direkt in die nächsten Prozessschritte übernommen werden. Daten aus einer Firmengründung können beispielsweise für die Erstellung der erforderlichen Dokumente verwendet werden. Dasselbe Prinzip gilt für Änderungen im Handelsregister, Aktienregister und Angaben zu wirtschaftlich berechtigten Personen.

Die Wiederverwendung geprüfter Informationen reduziert manuelle Arbeit, verbessert die Konsistenz und senkt das Risiko von Übertragungsfehlern.

Machen Sie Verantwortlichkeiten und nächste Schritte sichtbar

Mandanten sollten jederzeit wissen, was als Nächstes zu tun ist.

Ein guter Onboarding-Workflow zeigt, welche Angaben noch fehlen, welche Dokumente freigegeben werden müssen und welche Aufgaben der Berater oder Dienstleister übernimmt. Automatische Benachrichtigungen und klare Statusangaben reduzieren Rückfragen und sorgen dafür, dass der Prozess nicht ins Stocken gerät.

Diese Transparenz ist besonders wertvoll, wenn Gründer, Investoren, Berater, Banken, Notare und interne Rechtsabteilungen am selben Fall beteiligt sind.

Hoop erstellt die erforderlichen Dokumente für unterstützte Firmengründungen und Firmenänderungen, ermöglicht die digitale Zusammenarbeit und überwacht eingereichte Fälle. Nutzer können dadurch informiert werden, sobald die entsprechende Publikation im Handelsregister verfügbar ist.

Verbinden Sie Effizienz mit persönlicher Unterstützung

Digitales Onboarding sollte den menschlichen Kontakt nicht ersetzen. Es sollte mehr Zeit dafür schaffen.

Wenn die routinemässige Datenerfassung, Dokumentenerstellung und Statusverfolgung über einen strukturierten Workflow abgewickelt werden, können sich Fachpersonen auf Fragen konzentrieren, die Erfahrung und Beurteilungsvermögen erfordern. Mandanten erhalten schnellere Antworten, klarere Orientierung und eine professionellere Betreuung.

Das Ziel besteht nicht darin, einen bestehenden Papierprozess lediglich zu digitalisieren. Es geht darum, unnötige Schritte zu entfernen und die Dienstleistung verständlicher zu machen.

Machen Sie das Onboarding zu einem Wettbewerbsvorteil

Ein effizienter Onboarding-Prozess hilft Unternehmen dabei, schneller zu reagieren, mehr Fälle zu bearbeiten und ein konsistentes Kundenerlebnis zu bieten.

Für Gründer und internationale Unternehmer reduziert er Unsicherheiten. Investoren profitieren von einer klareren Dokumentation. Treuhänder und Anwälte verringern ihren wiederkehrenden Koordinationsaufwand. Corporate-Legal-Teams erhalten mehr Transparenz über gesellschaftsrechtliche Verwaltungsprozesse.

Digitales Onboarding ist damit mehr als eine operative Verbesserung. Es wird zu einem festen Bestandteil des Mehrwerts, den Sie Ihren Mandanten bieten.

Vereinfachen Sie Ihre Mandantenprozesse mit Hoop

Hoop unterstützt Fachpersonen, Gründer und Unternehmen dabei, Schweizer Corporate Services über klare digitale Workflows abzuwickeln. Die Plattform bietet Dienstleistungen rund um Firmengründungen, Änderungen im Handelsregister, Firmenliquidationen, Betreibungsbegehren, Aktienregister, Transparenzregister und weitere administrative Prozesse für Unternehmen.

Onboarden Sie Ihren nächsten Mandanten mit Hoop und ersetzen Sie fragmentierte E-Mails, Dokumente und manuelle Nachfassaktionen durch einen schnelleren, übersichtlicheren und zuverlässigeren digitalen Prozess.

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