Warum KMU jetzt mit der Vorbereitung beginnen sollten

Das neue Schweizer Transparenzregister (TJPG) macht die Meldung der wirtschaftlich berechtigten Personen für viele Schweizer Unternehmen zu einem praktischen Compliance-Thema. Die neuen Regeln sollen voraussichtlich am 1. Oktober 2026 in Kraft treten und verpflichten betroffene Rechtseinheiten dazu, Informationen zu ihren wirtschaftlich berechtigten Personen zu ermitteln, zu überprüfen und aktuell zu halten. Mehr als 500’000 Unternehmen werden voraussichtlich verpflichtet sein, Angaben zu ihren wirtschaftlich berechtigten Personen einzureichen. EasyGov wird dabei als zentrale Registrierungsplattform dienen.

Für KMU sollte dies nicht als kurzfristige Formalität betrachtet werden. Es geht um Daten, Governance und klare Prozesse. Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, können die Meldung mit mehr Sicherheit vornehmen, interne Rückfragen reduzieren und Investoren, Treuhändern, Anwälten sowie Corporate-Legal-Teams ein klareres Bild davon geben, wer das Unternehmen tatsächlich kontrolliert.

Ein klares Bild der wirtschaftlichen Berechtigung schaffen

Der erste Schritt besteht darin, ein verlässliches Bild der wirtschaftlichen Berechtigung zu erstellen. Das bedeutet, jene natürlichen Personen zu dokumentieren, die ein Unternehmen letztlich besitzen oder kontrollieren, nicht nur die im Handelsregister ersichtlichen Gesellschafter oder Aktionäre. In der Praxis sollten KMU den vollständigen Namen, das Geburtsdatum, die Staatsangehörigkeit, die Adresse, Identifikationsangaben und die Rolle jeder relevanten wirtschaftlich berechtigten Person erfassen.

Zudem sollte dokumentiert werden, wie die Kontrolle ausgeübt wird: direkt über Anteile oder Stimmrechte, indirekt über ein anderes Unternehmen, über eine Vereinbarung oder durch eine andere Form des massgeblichen Einflusses.

Komplexe Eigentümerstrukturen besonders sorgfältig prüfen

Besonders wichtig ist dies bei Unternehmen mit mehrstufigen Eigentümerstrukturen. Eine Schweizer GmbH, die von einer ausländischen Holding gehalten wird, eine Gruppe mit mehreren Tochtergesellschaften oder ein Unternehmen mit Investorenvereinbarungen benötigt oft mehr als eine einfache Gesellschafterliste.

Das Unternehmen sollte ein Eigentümerdiagramm erstellen, das die Kette von der Schweizer Gesellschaft bis zu den natürlichen Personen zeigt, die letztlich die Kontrolle ausüben. Wenn Investoren, Nominees, Treuhandverhältnisse oder Aktionärsbindungsverträge involviert sind, sollten die entsprechenden Nachweise verfügbar und konsistent sein.

Bestehende Unternehmensunterlagen prüfen und zentralisieren

Der zweite Schritt besteht darin, zu prüfen, ob die bestehenden Unterlagen vollständig sind. Viele KMU verfügen bereits über einen Teil der erforderlichen Informationen im Aktienbuch, im Anteilbuch, in Kapitaleinzahlungsunterlagen, Verwaltungsratsdokumenten, Investmentunterlagen, Due-Diligence-Dossiers oder Gründungsdokumenten.

Das Problem ist oft nicht, dass die Informationen fehlen. Häufig sind sie über verschiedene Ordner, Berater und Systeme verteilt. Bevor die Meldepflicht in Kraft tritt, sollten Unternehmen die relevanten Dokumente zentralisieren und sicherstellen, dass die Daten in allen Unterlagen übereinstimmen.

Interne Verantwortlichkeiten klar definieren

Der dritte Schritt ist die Definition klarer Verantwortlichkeiten. Die Compliance rund um wirtschaftliche Berechtigung sollte innerhalb des Unternehmens eine klare zuständige Person haben. Bei einem kleinen, gründergeführten Unternehmen kann dies die Geschäftsführung sein. Bei einem wachsenden KMU kann die Verantwortung im Finanzbereich, bei der Rechtsabteilung oder beim Verwaltungsratssekretariat liegen.

Für Treuhänder und Anwälte, die mehrere Kunden betreuen, sollte der Prozess in das Kunden-Onboarding und die jährliche Überprüfung integriert werden. Entscheidend ist, dass jemand für die Erfassung der Informationen, die Prüfung, die Ablage der Nachweise, die Aktualisierung bei Änderungen und die Koordination der Meldung verantwortlich ist.

Aktualisierungen als laufende Pflicht verstehen

Aktualisierungen sind wichtig, weil es beim Transparenzregister nicht nur um die erste Meldung geht. Betroffene Unternehmen müssen Informationen zu wirtschaftlich berechtigten Personen einholen, überprüfen und aktuell halten.

Aktiengesellschaften, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Genossenschaften gehören zu den betroffenen Rechtseinheiten. Stiftungen, Vereine, börsenkotierte Unternehmen, Einzelunternehmen und bestimmte weitere Rechtseinheiten müssen sich hingegen nicht im Transparenzregister eintragen.

Das Register mit Unternehmensänderungen verbinden

Der vierte Schritt besteht darin, einen Prozess für Änderungen zu schaffen. Jede Anteilsübertragung, Kapitalerhöhung, neue Investition, Fusion, Erbschaft, Änderung von Stimmrechten oder Anpassung von Aktionärsvereinbarungen kann Auswirkungen auf die wirtschaftliche Berechtigung haben.

KMU sollten Prüfungen im Zusammenhang mit dem Transparenzregister deshalb mit jenen Momenten verbinden, die ohnehin rechtliche oder administrative Schritte auslösen. Wenn eine Änderung im Handelsregister vorbereitet wird, eine Finanzierungsrunde abgeschlossen wird oder ein Gesellschafter austritt, sollte gleichzeitig auch das Dossier zur wirtschaftlichen Berechtigung überprüft werden.

Compliance als Vertrauenssignal nutzen

Für internationale Unternehmer und Investoren ist eine gute Vorbereitung auch ein Vertrauenssignal. Ein sauberes Dossier zur Eigentümerstruktur kann Bankprozesse, rechtliche Due Diligence, Finanzierungsrunden und Unternehmenstransaktionen beschleunigen. Es zeigt, dass das Unternehmen die Schweizer Compliance-Anforderungen versteht und bei Bedarf verlässliche Informationen bereitstellen kann.

Das Register wird nicht vollständig öffentlich sein. Es wird jedoch für bestimmte Behörden sowie für Personen und Stellen zugänglich sein, die dazu gemäss Geldwäschereigesetz ermächtigt sind.

Praktische Vorbereitungsliste für KMU

  • Ein aktuelles Aktienbuch oder Anteilbuch
  • Ein Diagramm zur wirtschaftlichen Berechtigung
  • Identifikationsdokumente der relevanten natürlichen Personen
  • Nachweise zu Anteilen und Stimmrechten
  • Kopien von Aktionärs-, Gesellschafter- oder Investmentvereinbarungen
  • Unterlagen zu indirekten Eigentümerketten
  • Eine klar benannte interne verantwortliche Person
  • Ein Prozess für künftige Aktualisierungen

Transparenzregister-Meldung mit Hoop vorbereiten

Der Schlüssel liegt darin, das Transparenzregister beherrschbarer zu machen. Mit den richtigen Daten, einem klaren Prozess und definierten Verantwortlichkeiten wird die Meldung zu einem strukturierten administrativen Schritt statt zu einer kurzfristigen juristischen Aufgabe.

Hoop hilft Unternehmen dabei, ihre Unternehmensadministration vollständig online abzuwickeln, von der Firmengründung sowie Handelsregisteränderungen über Liquidationen und Betreibungsregisterauszüge bis hin zu Aktien-, Transparenzregister- und weiteren Dienstleistungen. Bereiten Sie Ihre Transparenzregister-Meldung mit Hoop vor und stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten vollständig, konsistent und bereit sind, wenn es darauf ankommt.

Dieser Blog-Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, er wird «wie besehen» zur Verfügung gestellt und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Richtigkeit. Hinsichtlich seines Inhalts bestehen keine Gewährleistung und Haftung seitens Hoop; sie wird – soweit gesetzlich zulässig – ausgeschlossen. Die Nutzung erfolgt auf eigene Gefahr, bei Bedarf sollte ein Rechtsbeistand hinzugezogen werden.