Wer in der Schweiz ein Unternehmen gründet oder verwaltet, begegnet schnell verschiedenen Registern. Aktienregister, Handelsregister und neu auch Transparenzregister. Die Begriffe klingen ähnlich, erfüllen aber unterschiedliche Funktionen und enthalten unterschiedliche Informationen.
Für Schweizer Unternehmen, insbesondere für eine AG oder GmbH, ist es wichtig, diese Unterschiede zu kennen. Sie sind entscheidend für eine saubere Corporate Governance, für Investoren, für rechtssichere Änderungen und für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen.
Das Handelsregister: die öffentliche Identität des Unternehmens
Das Schweizer Handelsregister ist das offizielle öffentliche Register für Unternehmen. Es wird von den Kantonen geführt und enthält zentrale Informationen zur rechtlichen Struktur, Organisation und Vertretung von eingetragenen Unternehmen und juristischen Personen. Sein Zweck ist es, Rechtssicherheit und Transparenz gegenüber Dritten zu schaffen, zum Beispiel gegenüber Kunden, Banken, Investoren und Behörden.
Bei einer AG oder GmbH enthält das Handelsregister in der Regel den Firmennamen, den Sitz, die Rechtsform, den Zweck, das Kapital, die zeichnungsberechtigten Personen, Verwaltungsräte oder Geschäftsführer sowie, falls erforderlich, die Revisionsstelle. Auch formelle Unternehmensänderungen werden dort eingetragen, etwa ein Sitzwechsel, neue Verwaltungsratsmitglieder, geänderte Zeichnungsrechte, Kapitaländerungen oder angepasste Statuten.
Kurz gesagt beantwortet das Handelsregister die Frage: Was ist das Unternehmen, wer darf es vertreten und welche offiziellen Informationen sind öffentlich einsehbar?
Genau hier schafft Hoop seinen zentralen Mehrwert. Hoop unterstützt Treuhänder, Anwaltskanzleien, Notare, Legal Teams und Gründer dabei, Firmengründungen und Handelsregisteränderungen vollständig digital vorzubereiten und einzureichen. Das Ziel ist einfach: weniger manuelle Schritte, weniger Fehler und eine schnellere Umsetzung von Schweizer Firmengründungen und Unternehmensänderungen.
Das Aktienregister: der interne Nachweis der Eigentumsverhältnisse
Das Aktienregister ist nicht dasselbe wie das Handelsregister. Es ist ein internes Register des Unternehmens und hält fest, wer die Namenaktien einer AG besitzt. In der Praxis ist es eines der wichtigsten Corporate-Governance-Dokumente für Investoren, Verwaltungsräte und Legal Teams.
Das Aktienregister enthält in der Regel die Aktionäre, deren Adresse, die Anzahl und Art der gehaltenen Aktien sowie relevante Änderungen der Eigentumsverhältnisse. Nach Schweizer Gesellschaftsrecht muss eine Gesellschaft mit Namenaktien ein Aktienregister führen, das in der Schweiz zugänglich ist. (swissrights.ch)
Bei einer GmbH entspricht dem in der Regel das Stammanteilbuch. Es enthält die Gesellschafter, ihre Stammanteile, die Nennwerte und die damit verbundenen Rechte. (swissrights.ch)
Praktisch beantwortet das Aktienregister die Frage: Wer sind die Aktionäre oder Gesellschafter des Unternehmens?
Das ist besonders wichtig bei Finanzierungsrunden, Aktienübertragungen, Exits, Due-Diligence-Prüfungen und Generalversammlungen. Für Investoren und Rechtsberater kann ein veraltetes Aktienregister Unsicherheiten schaffen, etwa in Bezug auf Stimmrechte, Dividendenansprüche oder die Eigentumshistorie.
Hoop unterstützt auch die Erstellung und Verwaltung digitaler Aktienregister. So können Unternehmen ihre Eigentumsverhältnisse klar, strukturiert und aktuell halten. Ob bei der Gründung einer neuen AG, bei der Erfassung einer Aktienübertragung oder zur Vorbereitung einer Finanzierungsrunde: Hoop hilft Gründern, Investoren und Beratern, Aktionärsinformationen verlässlich zu verwalten und mit weiteren gesellschaftsrechtlichen Prozessen zu verbinden.
Das Transparenzregister: die Ebene der wirtschaftlich Berechtigten
Das Transparenzregister ist wiederum etwas anderes. Es fokussiert auf die wirtschaftlich berechtigten Personen, also auf die natürlichen Personen, die ein Unternehmen letztlich besitzen oder kontrollieren.
Die Schweiz hat das Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen und die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Personen verabschiedet. Das Gesetz führt ein zentrales eidgenössisches Register der wirtschaftlich berechtigten Personen ein. Gemäss dem Staatssekretariat für internationale Finanzfragen sollen das neue Gesetz und das revidierte Geldwäschereigesetz voraussichtlich in der zweiten Hälfte von 2026 in Kraft treten. (sif.admin.ch)
Eine zentrale Regel ist die 25-Prozent-Schwelle. Als wirtschaftlich berechtigte Person gilt grundsätzlich eine natürliche Person, die ein Unternehmen direkt oder indirekt, allein oder gemeinsam mit anderen, kontrolliert, indem sie mindestens 25 Prozent des Kapitals oder der Stimmrechte hält. Kontrolle kann aber auch auf andere Weise bestehen, etwa durch Vereinbarungen, Nominee-Strukturen oder andere Formen wesentlichen Einflusses. Das Transparenzregister betrifft daher nicht nur die rechtlichen Aktionäre, sondern die Personen, die letztlich hinter dem Unternehmen stehen und die tatsächliche Kontrolle ausüben.
Der Zweck des Transparenzregisters ist nicht, das Handelsregister oder das interne Aktienregister zu ersetzen. Es ergänzt diese Register um eine Compliance-Ebene. Bestimmte Behörden und dem Geldwäschereigesetz unterstellte Personen sollen Zugang zu verlässlichen Informationen über wirtschaftlich Berechtigte erhalten. Das Register soll voraussichtlich nicht öffentlich sein und auf Bundesebene geführt werden. (admin.ch)
Einfach gesagt beantwortet das Transparenzregister die Frage: Wer kontrolliert das Unternehmen letztlich oder profitiert wirtschaftlich davon?
Das ist besonders relevant, wenn Eigentümerstrukturen Holdinggesellschaften, Nominees, ausländische Gesellschafter, Trusts oder komplexe Gruppenstrukturen umfassen. Hoop unterstützt Unternehmen auch bei der Vorbereitung auf die Anforderungen des Transparenzregisters, indem wirtschaftlich berechtigte Personen strukturiert erfasst und verwaltet werden können. Das erleichtert es Gründern, Treuhändern, Anwälten und Corporate Legal Teams, relevante Kontrollverhältnisse nachvollziehbar zu dokumentieren und künftige Compliance-Pflichten effizienter zu erfüllen.
Welche Informationen gehören wohin?
Öffentliche rechtliche Informationen gehören ins Handelsregister. Dazu zählen Firmenname, Sitz, Rechtsform, Zweck, Kapital, Verwaltungsräte, Geschäftsführer und Zeichnungsberechtigungen.
Informationen zu Aktionären oder Gesellschaftern gehören ins interne Aktienregister oder Stammanteilbuch. Dazu zählen die Aktionäre oder Gesellschafter, ihre Beteiligungen und relevante Änderungen der Eigentumsverhältnisse.
Informationen zu wirtschaftlich berechtigten Personen gehören ins Transparenzregister, sobald der neue Rechtsrahmen anwendbar ist. Erfasst werden die natürlichen Personen, die ein Unternehmen letztlich besitzen oder kontrollieren, nicht nur die rechtlichen Aktionäre oder Gesellschafter, die in internen Registern erscheinen.
Warum ist das bei Gründung oder Unternehmensänderungen wichtig?
Bei einer Schweizer AG oder GmbH greifen diese Register ineinander. Das Handelsregister schafft öffentliche rechtliche Sichtbarkeit. Das Aktienregister oder Stammanteilbuch hält die Eigentumsverhältnisse intern nachvollziehbar fest. Das Transparenzregister stärkt die Transparenz rund um wirtschaftliche Berechtigung und Kontrolle.
Für Gründer, Investoren und professionelle Berater ist deshalb nicht nur entscheidend, diese Register korrekt zu erstellen. Sie müssen auch über die Zeit konsistent gehalten werden. Jede Unternehmensänderung kann weitere Schritte auslösen: interne Register aktualisieren, Handelsregisteranmeldungen vorbereiten, Dokumente abstimmen und prüfen, ob Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten betroffen sind.
Von der Gründung über Handelsregisteränderungen bis zur Verwaltung von Aktienregistern und der Vorbereitung auf das Transparenzregister bringt Hoop zentrale Aufgaben der Unternehmensadministration in einen digitalen Workflow. Für Gründer, Investoren, Treuhänder und Legal Teams bedeutet das weniger manuelle Koordination, bessere Datenkonsistenz und einen einfacheren Weg, Schweizer Unternehmen rechtskonform zu verwalten, während sie wachsen und sich verändern.
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