Eine einzelne Unternehmensgründung abzuwickeln, ist in der Regel überschaubar. Dutzende Gründungen gleichzeitig zu koordinieren, ist eine ganz andere operative Herausforderung.
Für Kanzleien, Treuhandunternehmen und Rechtsabteilungen kann jede neue Schweizer Gesellschaft zahlreiche Schritte umfassen: Kunden-Onboarding, Datenerfassung, Dokumentenerstellung, Unterschriften, notarielle Koordination und die Eintragung ins Handelsregister. Je nach Vorhaben handelt es sich beispielsweise um eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder eine Aktiengesellschaft (AG), jeweils mit eigenen Anforderungen.
Steigt die Zahl der Gründungen, führen E-Mails, Tabellen und manuell bearbeitete Vorlagen schnell zu Engpässen. Die Lösung besteht nicht einfach darin, mehr Personal einzusetzen. Entscheidend ist ein Prozess, der mit dem Volumen mitwachsen kann.
Weshalb hohe Gründungsvolumen zur Herausforderung werden
Die Komplexität einer Unternehmensgründung entsteht selten durch einen einzelnen Arbeitsschritt. Sie entsteht durch die Koordination vieler kleiner Aufgaben über verschiedene Personen und Systeme hinweg.
Kundendaten treffen über mehrere E-Mail-Verläufe ein. Dokumente werden in unterschiedlichen Ordnern gespeichert. Fehlende Angaben müssen manuell nachgefordert werden. Entwürfe werden zwischen Kunden, Anwälten, Treuhändern, Banken und Notaren ausgetauscht. Jede zusätzliche Übergabe erhöht das Risiko für Verzögerungen oder Fehler.
Bei wenigen Gründungen können Teams diese Herausforderungen durch persönliche Kontrolle auffangen. Bei höheren Fallzahlen wird dieses Vorgehen jedoch teuer, zeitaufwendig und schwer steuerbar.
Ein skalierbarer Prozess sollte deshalb jede Gründung einfacher nachvollziehbar, wiederholbar und korrekt ausführbar machen.
Das Kunden-Onboarding standardisieren
Der erste Schritt besteht darin, alle erforderlichen Informationen in einer einheitlichen Form zu erfassen.
Anstatt Angaben per E-Mail einzuholen, können Kanzleien und Treuhandunternehmen einen strukturierten digitalen Onboarding-Prozess nutzen. Gründer erfassen die benötigten Daten direkt, darunter Firmenname, Rechtsform, Zweck, Sitz, Kapitalstruktur und zeichnungsberechtigte Personen.
Dadurch sinkt die Zahl unvollständiger Eingaben. Gleichzeitig entfällt die manuelle Übertragung von Informationen aus E-Mails in Dokumente und interne Systeme.
Ein strukturiertes Onboarding ist besonders für internationale Unternehmer und Investoren hilfreich, die mit den Schweizer Anforderungen noch nicht vertraut sind. Ein geführter Prozess zeigt ihnen, welche Angaben benötigt werden. Das Beratungsteam kann sich dadurch auf Fragen konzentrieren, bei denen rechtliche oder fachliche Beurteilung erforderlich ist.
Eine verlässliche Datenquelle schaffen
Unternehmensdaten sollten nicht in mehreren Vorlagen, Tabellen und internen Systemen parallel geführt werden.
Eine zentrale Datenquelle ermöglicht es, dieselben geprüften Angaben während des gesamten Gründungsprozesses zu verwenden. Ändert sich ein Detail, muss es nur einmal aktualisiert werden, statt mehrere Dokumente einzeln zu korrigieren.
Das verbessert die Konsistenz und reduziert Versionskonflikte. Gleichzeitig erhalten Anwälte, Treuhänder und Rechtsabteilungen einen klareren Überblick über alle laufenden Fälle.
Hoop unterstützt professionelle Dienstleister, indem strukturierte Datenerfassung, Dokumentenerstellung und zentrale Gründungsschritte in einem digitalen Workflow zusammengeführt werden. Die Plattform richtet sich an Treuhandunternehmen, Kanzleien, Notariate und interne Rechtsabteilungen, die Schweizer Unternehmensgründungen und Handelsregisteränderungen bearbeiten.
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Skalierung bedeutet nicht, die rechtliche Beratung zu automatisieren. Es geht darum, die administrativen Aufgaben rund um die Beratung effizienter abzuwickeln.
Standarddokumente können auf Basis geprüfter Kundendaten erstellt werden. Digitale Identitätsprüfungen und rechtsgültige elektronische Signaturen können persönliche Termine reduzieren. Automatische Benachrichtigungen helfen Teams dabei, den Fortschritt zu verfolgen, ohne bei jeder beteiligten Person einzeln nachfragen zu müssen.
Qualifizierte Fachpersonen verbringen dadurch weniger Zeit mit dem Kopieren von Daten, dem Umbenennen von Dateien und der Nachverfolgung routinemässiger Aufgaben. Stattdessen können sie sich auf Strukturierungsfragen, komplexe Prüfungen und die persönliche Beratung konzentrieren.
Ein standardisierter Workflow erleichtert zudem die Einarbeitung neuer Mitarbeitender, die Verteilung von Aufgaben und die Sicherstellung einer konstanten Servicequalität bei hoher Auslastung.
Den Überblick über alle Gründungen behalten
Hohe Fallzahlen erfordern klare Transparenz über den aktuellen Stand.
Teams müssen jederzeit erkennen können, bei welchen Fällen noch Kundenangaben fehlen, welche Dokumente zur Prüfung bereitstehen, welche Unterschriften ausstehend sind und welche Gründungen bereits eingereicht wurden.
Ein zentraler digitaler Prozess stellt allen Beteiligten dieselben Statusinformationen zur Verfügung. Das reduziert den internen Koordinationsaufwand und ermöglicht eine präzisere Kundenkommunikation.
Auch die Customer Experience verbessert sich. Gründer und Investoren möchten wissen, was aktuell geschieht, welchen Schritt sie als Nächstes erledigen müssen und wann der Prozess fortgesetzt werden kann.
Einen Prozess für den gesamten Unternehmenslebenszyklus aufbauen
Die Unternehmensgründung ist nur der Anfang des Unternehmenslebenszyklus.
Nach der Eintragung können Änderungen bei Geschäftsführern, Verwaltungsräten, Zeichnungsberechtigungen, Adressen, Zwecken oder Kapitalstrukturen notwendig werden. Unternehmen benötigen möglicherweise auch Unterstützung bei Liquidationen, Betreibungsbegehren, Aktienbuch- und Anteilbuchführung oder Pflichten im Zusammenhang mit dem Transparenzregister.
Eine skalierbare Plattform für diese wiederkehrenden Prozesse hilft Kanzleien und Treuhandunternehmen, langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen, statt die Gründung als einmalige Transaktion zu behandeln.
Unternehmensgründungen mit Hoop skalieren
Hoop ermöglicht es Kanzleien, Treuhandunternehmen, Rechtsabteilungen, Investoren und Gründern, die Schweizer Unternehmensadministration über strukturierte digitale Prozesse abzuwickeln.
Nutzen Sie Hoop für Unternehmensgründungen, Änderungen im Handelsregister, Unternehmensliquidationen, Betreibungsbegehren, Aktien- und Anteilbuchservices, Transparenzregister-Services und weitere gesellschaftsrechtliche Verwaltungsverfahren.
Reduzieren Sie manuelle Koordination, verbessern Sie die Übersicht und wickeln Sie mehr Unternehmensgründungen ab, ohne unnötige Komplexität aufzubauen.
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