Checkliste für Gründer:innen: Was bei der Firmengründung in der Schweiz nicht fehlen darf

Eine Firmengründung bringt viele Entscheidungen und administrative Schritte mit sich. Eine Checkliste für Gründer:innen hilft dabei, den Überblick zu behalten, wichtige Punkte rechtzeitig zu klären und Verzögerungen zu vermeiden. Für Treuhandunternehmen, Kanzleien, Notariate und Unternehmensberatungen ist sie zugleich ein praktisches Instrument, um Mandant:innen strukturiert und effizient durch den Gründungsprozess zu führen.

Die wichtigsten Entscheidungen vor dem Start

Bevor Dokumente erstellt und beim Handelsregister eingereicht werden können, sollten zentrale Fragen geklärt sein:

☐ Passende Rechtsform wählen
☐ Firmennamen festlegen und prüfen
☐ Sitz und Geschäftsadresse bestimmen
☐ Unternehmenszweck definieren
☐ Gründer:innen und Beteiligungsverhältnisse festlegen
☐ Geschäftsführung oder Verwaltungsrat bestimmen
☐ Zeichnungsberechtigungen klären
☐ Erforderliches Kapital sicherstellen

Gerade zu Beginn entstehen Verzögerungen häufig durch fehlende oder unvollständige Angaben. Für Berater:innen lohnt es sich deshalb, diese Informationen möglichst früh und strukturiert bei der Kundschaft einzuholen.

Welche Dokumente und Formalitäten darf ich bei der Gründung nicht vergessen?

Sind die wesentlichen Daten definiert, beginnt die formelle Umsetzung. Je nach Rechtsform sind unterschiedliche Dokumente und Schritte erforderlich. Bei einer GmbH oder AG gehören beispielsweise die Erstellung der Gründungsdokumente, Statuten und öffentlichen Urkunde sowie die Kapitaleinzahlung zum Prozess.

Auch Identifikation und Unterschriften müssen korrekt erfolgen. Mit einem digitalen Workflow lassen sich diese Schritte effizient miteinander verbinden. Hoop führt die Beteiligten durch den Prozess und unterstützt unter anderem die digitale Identifikation, die Unterzeichnung mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES), die Dokumentenerstellung und die Kapitaleinzahlung.

Für Treuhänder:innen und juristische Fachpersonen bedeutet das: weniger manuelle Koordination zwischen verschiedenen Beteiligten und ein klar strukturierter Ablauf für die Mandantschaft.

Was darf vor dem Eintrag ins Handelsregister nicht vergessen werden?

Vor der Einreichung sollte nochmals geprüft werden, ob sämtliche Angaben und Dokumente vollständig und konsistent sind. Stimmen Firmenname, Sitz und Zweck an allen Stellen überein? Sind die zeichnungsberechtigten Personen korrekt erfasst? Liegen die notwendigen Unterschriften und Nachweise vor?

Eine solche Schlusskontrolle reduziert Rückfragen und vermeidbare Korrekturschleifen.

Mit Hoop kann auch dieser Teil des Prozesses digital abgewickelt werden. Die unterzeichneten Gründungsunterlagen werden digital an das zuständige kantonale Handelsregister übermittelt. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess von der Datenerfassung bis zur Einreichung.

Was darf ich nach der Gründung nicht vergessen?

Mit dem Handelsregistereintrag ist die Arbeit nicht unbedingt abgeschlossen. Je nach Unternehmen folgen weitere Aufgaben, etwa die Einrichtung operativer Prozesse und die laufende Pflege der Unternehmensdaten.

Auch spätere Veränderungen sollten von Anfang an mitgedacht werden:

☐ Änderungen von Sitz oder Geschäftsadresse
☐ Anpassungen des Unternehmenszwecks
☐ Änderungen bei Geschäftsführung oder Verwaltungsrat
☐ Änderungen der Zeichnungsberechtigungen
☐ Weitere eintragungspflichtige Änderungen rechtzeitig prüfen

Für Beratungsunternehmen bietet sich hier die Chance, die Gründung als Beginn einer langfristigen Kundenbeziehung zu verstehen. Ein strukturierter digitaler Prozess erleichtert es, Mandant:innen auch bei späteren gesellschaftsrechtlichen Änderungen effizient zu begleiten.

Mit der richtigen Checkliste bei der Gründung nichts vergessen

Eine gute Checkliste schafft Orientierung und hilft, wichtige Schritte rechtzeitig zu berücksichtigen. Ein strukturierter digitaler Prozess sorgt zusätzlich dafür, dass Informationen, Dokumente und Beteiligte effizient zusammengeführt werden.

Hoop unterstützt Treuhandunternehmen, Anwaltskanzleien, Notariate und Unternehmensberatungen dabei, Firmengründungen und Änderungen im Handelsregister digital, strukturiert und effizient abzuwickeln. So verbringen Sie weniger Zeit mit administrativer Koordination und können sich stärker auf die Beratung Ihrer Mandant:innen konzentrieren.

Nutzen Sie diese Checkliste für die nächste Firmengründung Ihrer Mandant:innen und entdecken Sie, wie Hoop Ihren Gründungsprozess digital vereinfachen kann.

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