Eine Firmengründung kommt herein. Was passiert als Nächstes?
Unternehmensdaten erfassen, Dokumente vorbereiten, Identifikationen durchführen, Unterschriften koordinieren und den Vorgang weiterführen: Eine Firmengründung besteht aus mehreren aufeinanderfolgenden Aufgaben.
Ein moderner Legal Workflow verbindet diese Schritte zu einem strukturierten digitalen Ablauf. Statt einzelne Aufgaben über E-Mails, Dateien und verschiedene Kanäle zu koordinieren, bauen die Prozessschritte aufeinander auf. Für Treuhandunternehmen, Kanzleien, Notariate und Unternehmensberatungen entstehen so klarere, wiederholbare Abläufe mit weniger manueller Koordination.
01 · Unternehmensdaten strukturiert erfassen
Am Anfang einer Firmengründung stehen die Informationen, zum Beispiel:
- Angaben zur Gesellschaft
- Rechtsform
- Sitz
- Beteiligte Personen
In einem digitalen Workflow werden diese Daten gezielt erhoben und bilden die Grundlage für alle weiteren Schritte.
Das ist ein wichtiger Unterschied zu einem fragmentierten Prozess: Treffen Informationen über E-Mails, Formulare und verschiedene Dokumente ein, müssen sie häufig zuerst zusammengetragen und anschliessend für jede weitere Aufgabe erneut übernommen werden.
Das Ziel: Daten einmal strukturiert erfassen und für die nächsten Prozessschritte verfügbar machen.
02 · Dokumente effizient vorbereiten
Sind die relevanten Unternehmensdaten vorhanden, folgt die Vorbereitung der benötigten Dokumente.
Der Vorteil eines digitalen Workflows liegt dabei nicht allein darin, dass Dokumente digital erstellt oder ausgetauscht werden. Entscheidend ist die Verbindung zum vorherigen Schritt: Bereits erfasste Informationen werden für die Dokumente genutzt, statt dieselben Angaben für jedes Dokument erneut aus E-Mails, Formularen oder anderen Quellen zu übertragen.
Gerade bei wiederkehrenden Firmengründungen vereinfacht das die Arbeit. Der grundlegende Ablauf bleibt gleich, während individuelle Anforderungen eines Mandats weiterhin berücksichtigt werden können.
Aus strukturierten Daten werden vorbereitete Dokumente – ohne den Prozess jedes Mal neu aufzusetzen.
03 · Identifikation und Signatur integrieren
Mit den vorbereiteten Dokumenten ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Je nach Vorgang sind Identifikationen und Unterschriften erforderlich.
In einem modernen Legal Workflow sind diese Schritte Teil des bestehenden Ablaufs. Fachpersonen müssen sie nicht als separate Aufgaben koordinieren, und für die Mandantschaft wird klarer, wann eine Identifikation oder Unterschrift ansteht.
Die persönliche Betreuung bleibt dabei zentral: Der Workflow strukturiert die administrativen Schritte, während die Fachperson das Mandat begleitet und bei individuellen Fragen oder besonderen Anforderungen zur Verfügung steht.
04 · Gründung abschliessen – Änderungen im selben Ablauf
Nach Datenerfassung, Dokumentenvorbereitung, Identifikation und Signatur wird der Vorgang entsprechend dem jeweiligen Prozess weitergeführt.
Dasselbe Prinzip gilt für unterstützte Handelsregisteränderungen, denn gesellschaftsrechtliche Prozesse enden nicht mit der Gründung. Ändert ein Unternehmen beispielsweise seinen Sitz, können erneut Angaben, Dokumente, Beschlüsse, Identifikationen oder Unterschriften erforderlich werden.
Statt jeden Vorgang vollständig neu aufzusetzen, folgen auch diese Aufgaben einem definierten Ablauf.
Was verändert ein moderner Legal Workflow im Arbeitsalltag?
Der Unterschied wird deutlich, wenn man beide Abläufe gegenüberstellt.
| Fragmentierter Prozess | Digitaler Workflow | |
|---|---|---|
| Daten | Aus E-Mails und Formularen zusammentragen | Einmal strukturiert erfassen |
| Dokumente | Angaben pro Dokument erneut übertragen | Auf Basis erfasster Daten vorbereiten |
| Identifikation & Signatur | Separat koordinieren | In den Ablauf integrieren |
| Status | Aktiv nachverfolgen | Erledigte und nächste Schritte im Blick behalten |
| Mehrere Mandate | Vorgänge einzeln koordinieren | Wiederholbare Abläufe nutzen |
Für Fachpersonen bedeutet das weniger wiederkehrende administrative Arbeit. Informationen und Aufgaben müssen nicht immer wieder über verschiedene Kanäle zusammengeführt werden – auch dann nicht, wenn mehrere Gründungen und Änderungen parallel laufen.
Der Workflow ersetzt dabei weder die fachliche Prüfung noch die persönliche Beratung. Er schafft eine strukturierte Grundlage, auf der Fachpersonen ihre Mandantschaft effizient durch den Prozess begleiten.
Wie unterstützt Hoop diesen Workflow?
Hoop unterstützt Treuhandunternehmen, Kanzleien, Notariate und Unternehmensberatungen dabei, Firmengründungen und unterstützte Änderungen in den kantonalen Handelsregistern der Schweiz in genau diesem Ablauf abzuwickeln: von der Datenerfassung über die Dokumentenvorbereitung bis zu Identifikation und Signatur.
Die Fachperson bleibt dabei die zentrale Anlaufstelle für ihre Mandantschaft und behält die Beratung sowie die Prüfung des konkreten Falls in ihrer Hand.
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