Darf ich mein Schweizer Aktienregister digital führen?

Für viele Schweizer Unternehmen existiert das Aktienregister, auch Aktienbuch genannt, noch immer als Tabelle, gescanntes PDF-Dokument oder Datei, die nur eine einzige Person zuverlässig findet. Am Anfang mag das funktionieren. Sobald jedoch Aktien übertragen werden, neue Investoren dazukommen oder gesellschaftsrechtliche Änderungen vorbereitet werden, wird ein unklar geführtes Aktienregister schnell zum Risiko.

Die gute Nachricht: Das Schweizer Recht verlangt nicht, dass das Aktienregister auf Papier geführt wird. Entscheidend ist, dass es vollständig, zuverlässig, auf passende Belege gestützt und jederzeit in der Schweiz zugänglich ist. Für Gründerinnen und Gründer, Investoren, Treuhänder, Anwältinnen und Anwälte sowie Legal Teams bedeutet das: Ein digitales Aktienregister ist möglich, sofern es strukturiert und sorgfältig geführt wird.

Was muss das Aktienregister enthalten?

Nach Schweizer Recht muss eine Gesellschaft mit Namenaktien ein Aktienregister führen, in dem Name und Adresse der Eigentümerinnen und Eigentümer sowie der Nutzniesserinnen und Nutzniesser der Aktien eingetragen sind. Das Register muss in der Schweiz jederzeit zugänglich sein. Einträge müssen zudem auf einem Nachweis über den Erwerb des Eigentums oder die Begründung der Nutzniessung beruhen. Gegenüber der Gesellschaft gilt als Aktionärin oder Aktionär, wer im Aktienregister eingetragen ist.

In der Praxis sollte ein gut geführtes digitales Aktienregister mehr enthalten als nur das gesetzliche Minimum. Es sollte zeigen, wer welche Aktien hält, wie viele Aktien gehalten werden, um welche Aktienkategorie es sich handelt, welchen Nennwert die Aktien haben und wann Erwerb, Übertragung oder relevante Änderungen stattgefunden haben. Besonders wichtig ist dies bei Unternehmen mit internationalen Aktionären, Holdingstrukturen, Gründerübertragungen oder Mitarbeiterbeteiligungsplänen.

Ein Cap Table allein reicht nicht aus. Ein Cap Table hilft, Beteiligungen und Verwässerung zu modellieren. Das Aktienregister ist hingegen das formelle Gesellschaftsregister, das Aktionärsrechte, Stimmrechte, Dividendenansprüche und die Corporate Governance unterstützt.

Welche Belege müssen aufbewahrt werden?

Jeder Eintrag im Aktienregister sollte durch einen Beleg gestützt sein. Je nach Situation kann das ein Aktienkaufvertrag, eine Abtretungserklärung, ein Zeichnungsschein, ein Verwaltungsratsbeschluss, Unterlagen zu einer Kapitalerhöhung, Erbscheine, Fusionsunterlagen oder ein anderer Nachweis sein, der zeigt, wie die Aktien erworben wurden.

Das Schweizer Recht verlangt für Einträge im Aktienregister einen Nachweis. Die entsprechenden Belege müssen während zehn Jahren nach der Streichung der Eigentümerin, des Eigentümers oder der Nutzniesserin aus dem Aktienregister aufbewahrt werden.

Das ist besonders wichtig bezüglich Due Diligence. Wenn ein Unternehmen Kapital aufnimmt, einen Verkauf vorbereitet, Änderungen im Verwaltungsrat vornimmt, einen Eintrag im Handelsregister aktualisiert oder Fragen von Investoren beantwortet, reicht es nicht aus, nur die heutige Aktionärsstruktur zu zeigen. Das Unternehmen sollte auch belegen können, warum das Aktienregister korrekt ist.

Kann das Aktienregister digital geführt werden?

Ja, sofern das digitale Register zuverlässig, lesbar und zugänglich bleibt. Ein digitales Format kann die Führung des Aktienregisters deutlich vereinfachen, weil jede Änderung erfasst, datiert und zusammen mit den relevanten Belegen gespeichert werden kann.

Das Risiko liegt nicht in der Digitalisierung selbst. Das Risiko entsteht, wenn eine unstrukturierte Dokumentstruktur verwendet wird, die ohne Nachvollziehbarkeit überschrieben werden kann. Eine gute digitale Lösung sollte frühere Versionen erhalten, Änderungen dokumentieren, den Zugriff auf berechtigte Personen beschränken und die dazugehörigen Belege zentral ablegen.

Auch bei Geschäftsunterlagen anerkennt das Schweizer Recht die elektronische Aufbewahrung, sofern die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können und mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorgängen verbunden bleiben. Für das Aktienregister gilt in der Praxis derselbe Grundsatz: Digital ist sinnvoll, wenn es Kontrolle schafft, nicht wenn es Unsicherheit erzeugt.

Warum das für internationale Gründer und Investoren wichtig ist

Internationale Aktionäre erwarten oft klare, digitale Eigentumsnachweise. Schweizer Unternehmen müssen gleichzeitig die Anforderungen des Schweizer Gesellschaftsrechts erfüllen. Daraus entsteht der Bedarf nach einem System, das für Nutzerinnen und Nutzer einfach ist und zugleich den Schweizer Compliance-Anforderungen entspricht.

Ein sauber geführtes digitales Aktienregister hilft, Verzögerungen bei Finanzierungsrunden, Aktionärsbeschlüssen, Änderungen im Verwaltungsrat und Exits zu vermeiden. Es unterstützt auch Treuhänder und Anwaltskanzleien, die Eigentumsverhältnisse rasch prüfen und Dokumente auf Basis korrekter Daten vorbereiten müssen.

Das Aktienregister sollte zudem mit dem Transparenzregister beziehungsweise UBO-Register abgestimmt sein. Das Aktienregister zeigt die rechtlichen Aktionärinnen und Aktionäre. Das Transparenzregister zeigt die natürlichen Personen, die das Unternehmen wirtschaftlich besitzen oder kontrollieren. Die digitale Registerlösung von Hoop ist darauf ausgelegt, Aktienregister und Transparenzregister in einem Arbeitsbereich zu verwalten, mit getrennten Ansichten für ihre unterschiedlichen Zwecke.

Häufige Fehler vermeiden

Ein häufiger Fehler ist, das Aktienregister zu aktualisieren, ohne den entsprechenden Beleg aufzubewahren. Ebenso problematisch ist es, frühere Einträge zu löschen, statt die Eigentumshistorie nachvollziehbar zu erhalten. Unternehmen verwechseln zudem oft das Aktienregister, das Handelsregister und das Transparenzregister, obwohl jedes dieser Register eine andere Funktion hat.

Ein klarer digitaler Prozess reduziert diese Risiken. Er sorgt dafür, dass jeder Eintrag eine Grundlage hat, jede Änderung nachvollziehbar bleibt und das Unternehmen bei Bedarf auf die richtige Version zugreifen kann.

Aktienregister mit Hoop digital führen

Hoop hilft Schweizer Unternehmen, gesellschaftsrechtliche Prozesse digital, klar und sicher zu erledigen. Mit Hoop können Sie Ihr Aktienregister online erstellen und aktualisieren, Aktionärinnen und Aktionäre sowie Beteiligungsverhältnisse erfassen, UBO-Informationen verwalten, nachvollziehbare Versionen speichern und Ihre Daten für künftige Compliance-Prüfungen zugänglich halten.

Neben Aktien- und Transparenzregistern unterstützt Hoop zahlreiche weitere Dienstleistungen für Unternehmen, darunter Firmengründungen, Änderungen im Handelsregister, Liquidationen, Betreibungsregisterauszüge und weitere digitale Services für Schweizer Unternehmen.

Führen Sie Ihr Aktienregister von Anfang an klar und strukturiert. Nutzen Sie Hoop, um Ihr Aktienregister digital zu verwalten und künftige Unternehmensänderungen schneller, einfacher und zuverlässiger umzusetzen.

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