Jede AG führt ein Aktienbuch, jede GmbH ein Anteilbuch – und beide ein Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen. Hier finden Sie eine Excel-Vorlage für alle drei Register und erfahren, was hineingehört, wie Sie Änderungen sauber erfassen und wann eine Tabelle an Grenzen stösst.
Kurz gesagt: Ins Aktienbuch gehören Name oder Firma und Adresse der Eigentümer und Nutzniesser von Namenaktien (Art. 686 OR), ins Anteilbuch zusätzlich Anzahl, Nennwert und Kategorien der Stammanteile sowie Pfandgläubiger (Art. 790 OR). Das Register muss in der Schweiz jederzeit zugänglich sein, die Belege werden zehn Jahre aufbewahrt. Eine Excel-Tabelle genügt, wenn Sie jede Änderung als neue Zeile erfassen.
Vorlage herunterladen: Aktienbuch, Anteilbuch und wirtschaftlich Berechtigte (Excel) · auch auf Französisch, Italienisch und Englisch
Was ins Aktienbuch gehört (AG)
- Name und Vorname oder Firma jeder Aktionärin und jedes Aktionärs
- Adresse
- Nutzniesserinnen und Nutzniesser, falls vorhanden
- In der Praxis zusätzlich: Anzahl, Nummern, Kategorie und Nennwert der Aktien, Liberierung, Erwerbsdatum und Erwerbsgrund
Gegenüber der Gesellschaft gilt als Aktionärin oder Aktionär, wer im Aktienbuch eingetragen ist (Art. 686 Abs. 4 OR). Ein veraltetes Aktienbuch führt deshalb schnell zu Streit über Stimmrechte und Dividenden.
Was ins Anteilbuch gehört (GmbH)
- Name oder Firma und Adresse jeder Gesellschafterin und jedes Gesellschafters
- Anzahl, Nennwert und Kategorien der Stammanteile
- Nutzniesserinnen und Nutzniesser sowie Pfandgläubigerinnen und Pfandgläubiger
Anders als bei der AG stehen die Gesellschafter einer GmbH auch im Handelsregister. Eine Übertragung von Stammanteilen braucht eine schriftliche Abtretung (Art. 785 OR), in der Regel die Zustimmung der Gesellschafterversammlung (Art. 786 OR) und eine Anmeldung beim Handelsregister.
Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen
AG und GmbH führen zusätzlich ein Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen (Art. 697l und 790a OR). Seit dem 1. Oktober 2026 werden diese Personen ausserdem ans Transparenzregister gemeldet, Änderungen innert eines Monats (Art. 10 TJPG). Für die Meldung braucht es unter anderem Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit; die Vorlage hat dafür eigene Spalten. Die Einreichung über EasyGov ist gebührenfrei; Hoop bereitet die Meldung vor und reicht sie auf Wunsch mit Vollmacht für Sie ein. Mehr dazu im Leitfaden Transparenzregister.
So nutzen Sie die Vorlage
- Wählen Sie das Blatt Ihrer Rechtsform: Aktienbuch (AG) oder Anteilbuch (GmbH).
- Erfassen Sie jede Ausgabe, Übertragung oder Änderung als neue Zeile. Alte Zeilen überschreiben Sie nicht, sondern schliessen sie mit «Ausgetragen am» ab.
- Vergeben Sie für jeden Beleg eine Referenz (Kaufvertrag, Abtretung, GV-Beschluss) und legen Sie ihn geordnet ab.
- Erfassen Sie die wirtschaftlich Berechtigten im eigenen Blatt und tragen Sie das Meldedatum ein.
- Prüfen Sie das Register nach jeder Generalversammlung oder Gesellschafterversammlung und nach jeder Übertragung.
- Speichern Sie die Datei zugriffsgeschützt und mit Datum im Dateinamen, damit frühere Stände nachvollziehbar bleiben.
Häufige Fehler
- Zeilen überschreiben statt neue Zeilen anlegen: Der Verlauf geht verloren.
- Nutzniesser oder Pfandgläubiger vergessen.
- Übertragungen ohne Beleg erfassen.
- Wirtschaftlich Berechtigte nicht nachführen: Die Meldung ans Transparenzregister fehlt.
- Mehrere Dateiversionen ohne Datum an verschiedenen Orten.
Wann eine Tabelle nicht mehr reicht
Bei vielen Aktionärinnen und Aktionären, häufigen Übertragungen, Holdingstrukturen oder mehreren Gesellschaften wird eine Tabelle unübersichtlich: Sie zeigt weder einen sicheren Änderungsverlauf noch Kontrollketten über mehrere Stufen. Mit Hoop führen Sie Aktienbuch oder Anteilbuch online, jede Änderung als Version und jederzeit als PDF-Auszug, und bereiten die Meldung ans Transparenzregister vor. Aktienbuch für Unternehmen
Rechtsgrundlagen: Obligationenrecht (OR) Art. 686, 697j–697m, 785, 786, 790, 790a; Transparenzgesetz (TJPG) Art. 10; Strafgesetzbuch (StGB) Art. 327a. Stand: November 2026.
Häufige Fragen zum Aktienbuch
Ist ein Aktienbuch Pflicht?
Ja. Jede AG mit Namenaktien führt ein Aktienbuch, jede GmbH ein Anteilbuch. Inhaberaktien sind seit 2019 nur noch für börsenkotierte Gesellschaften oder als Bucheffekten zulässig; die meisten AG haben deshalb Namenaktien.
Darf ich das Aktienbuch in Excel führen?
Ja. Das Gesetz schreibt keine Form vor. Das Register muss vollständig und aktuell sein und in der Schweiz jederzeit zugänglich.
Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?
Zehn Jahre nach der Streichung der eingetragenen Person (Art. 686 Abs. 5 OR).
Was droht bei einem fehlenden oder falschen Aktienbuch?
Wer das Aktienbuch, das Anteilbuch oder das Verzeichnis der wirtschaftlich Berechtigten vorsätzlich nicht ordnungsgemäss führt, kann gebüsst werden (Art. 327a StGB). Zudem kann ein Gericht wegen eines Organisationsmangels Massnahmen anordnen (Art. 731b OR). Weitere Antworten unter Fragen zu Aktienbuch und Transparenzregister.
So geht es mit Hoop weiter
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