La compliance ne consiste pas uniquement à respecter les exigences légales. Elle implique également de pouvoir retracer les démarches effectuées, leur date et les informations sur lesquelles elles reposent.
Pour les entreprises en Suisse, cela concerne différents registres et processus administratifs, notamment le Registre du commerce, le registre des actions, le registre de transparence et l’extrait du registre des poursuites.
La gestion numérique de ces processus peut réduire la charge administrative tout en apportant un élément tout aussi important : une documentation claire et traçable des activités de l’entreprise.
Que signifie la compliance numérique ?
La compliance numérique consiste à gérer les obligations réglementaires et les processus d’entreprise au moyen de procédures numériques structurées.
Au lieu d’échanger des documents dans de multiples fils d’e-mails, de conserver différentes versions localement ou de coordonner les signatures manuellement, les entreprises peuvent regrouper les informations, les documents et les différentes étapes dans un workflow numérique défini.
L’objectif n’est pas simplement de remplacer le papier par des PDF. Un bon processus de compliance numérique doit permettre de maintenir les informations à jour, de documenter les modifications, d’identifier les personnes impliquées et d’accéder rapidement aux documents pertinents lorsqu’ils sont nécessaires.
Cette approche est particulièrement utile pour les investisseurs, les entrepreneurs internationaux, les fiduciaires, les études d’avocats et les services juridiques qui gèrent plusieurs sociétés ou parties prenantes.
Maintenir les informations de l’entreprise à jour
L’un des fondements de la compliance consiste à s’assurer que les informations officielles de l’entreprise correspondent à la situation actuelle.
Les changements concernant les membres du conseil d’administration, les personnes autorisées à signer, la raison sociale, le siège, le but de l’entreprise ou le capital peuvent nécessiter une modification de l’inscription au Registre du commerce. Des informations à jour contribuent à la sécurité juridique et peuvent également éviter des complications inutiles lors de démarches bancaires, de transactions ou de contrôles de compliance.
Un workflow numérique facilite la préparation des documents nécessaires, la coordination des signatures et la soumission des modifications, sans dépendre de processus manuels déconnectés les uns des autres.
Documenter chaque modification de manière traçable
La compliance devient plus simple lorsqu’il existe un historique clair des modifications effectuées.
Cela concerne notamment les informations relatives à l’actionnariat. Les sociétés suisses peuvent être tenues de conserver un registre des actions à jour comprenant les informations pertinentes et les documents correspondants.
Un registre numérique structuré peut aider les équipes à organiser les informations relatives à l’actionnariat et à créer de nouvelles versions lorsque des changements interviennent. Au lieu de devoir reconstituer l’historique à partir de tableaux, d’e-mails et de différents dossiers, les parties prenantes peuvent travailler à partir d’une documentation cohérente.
Le même principe s’applique aux informations relatives aux ayants droit économiques. Le nouveau cadre fédéral en matière de transparence entrera en vigueur le 1er octobre 2026 et introduira un registre central des ayants droit économiques des entités juridiques.
Pour les entreprises, structurer suffisamment tôt des informations fiables sur leur structure de propriété peut faciliter la transition.
Utiliser l’identification numérique et les signatures électroniques
La traçabilité implique également de pouvoir déterminer qui a approuvé ou signé un document.
L’identification numérique et les signatures électroniques peuvent accélérer les processus d’entreprise tout en offrant un moyen structuré de vérifier les personnes impliquées. Pour certaines démarches auprès du Registre du commerce effectuées via Hoop, les signatures électroniques qualifiées peuvent être combinées à l’identification numérique. Les documents peuvent ainsi être préparés, signés et transmis par voie électronique.
Cela peut être particulièrement utile lorsque les fondateurs, les membres du conseil d’administration, les investisseurs ou les conseillers se trouvent dans différents pays.
Au lieu de coordonner l’envoi de documents physiques entre plusieurs lieux, les parties concernées peuvent effectuer à distance les principales étapes du processus.
Centraliser les tâches de compliance récurrentes
La compliance d’entreprise se limite rarement à une seule démarche. Une entreprise peut devoir être constituée, modifier son inscription au Registre du commerce, documenter un transfert d’actions, demander un extrait officiel ou, à terme, gérer une liquidation.
Lorsque chacun de ces processus est traité par un prestataire ou un workflow différent, la complexité administrative augmente.
Une plateforme numérique permet de regrouper ces tâches récurrentes dans des processus plus structurés et cohérents. Les fondateurs et les prestataires de services professionnels bénéficient ainsi d’une meilleure vue d’ensemble tout en réduisant les tâches de coordination manuelles.
Pour les fiduciaires, les études d’avocats et les services juridiques qui gèrent plusieurs sociétés, cet aspect est particulièrement important : l’efficacité doit pouvoir évoluer sans compromettre la visibilité ni le contrôle.
La compliance numérique, c’est aussi être prêt
De bons processus de compliance doivent permettre de disposer des informations nécessaires avant même qu’elles ne soient demandées.
Un investisseur peut vouloir comprendre la structure de propriété. Une banque peut avoir besoin d’informations à jour sur l’entreprise. Un service juridique peut devoir vérifier à quelle date une modification a été effectuée. Un partenaire commercial peut demander un document officiel avant de finaliser une transaction.
Lorsque les informations sont structurées, à jour et traçables, il devient beaucoup plus simple de répondre à ces demandes.
La digitalisation ne permet donc pas uniquement d’accélérer les tâches administratives. Elle aide les entreprises à constituer une documentation fiable qui peut soutenir la gouvernance, les transactions et les futures exigences de compliance.
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