L’onboarding numérique des clients désigne le processus qui permet de recueillir leurs informations, de vérifier leur identité, de préparer les documents nécessaires et de lancer les prestations au moyen d’un parcours en ligne structuré.
Pour les fiduciaires, les avocats et les équipes juridiques d’entreprise, l’onboarding ne se limite pas à une étape administrative. Il influence la première impression du client, la rapidité de la prestation et le temps consacré à corriger des informations ou à relancer les clients pour obtenir des documents manquants.
Un processus d’onboarding numérique bien conçu rend l’expérience plus rapide et plus claire pour toutes les parties. Voici comment le mettre en place.
Définir dès le départ les informations nécessaires
Un onboarding efficace commence par une liste claire des informations requises.
Au lieu de demander les données progressivement au fil de plusieurs e-mails, déterminez les informations, documents et validations nécessaires pour chaque prestation. Lors de la création d’une entreprise, il peut notamment s’agir des données relatives aux fondateurs, de la forme juridique choisie, du but de l’entreprise, de la structure de propriété et des droits de signature. Une modification d’entreprise peut nécessiter d’autres informations selon qu’elle concerne l’adresse, la direction, la raison sociale ou les statuts.
Des formulaires structurés aident les clients à comprendre ce qui est attendu et réduisent le risque de recevoir des dossiers incomplets.
Créer un parcours adapté à chaque type de client
Tous les clients n’ont pas besoin du même niveau d’accompagnement.
Une personne qui crée une entreprise pour la première fois peut avoir besoin d’explications à chaque étape. Un entrepreneur international peut nécessiter davantage de précisions sur la terminologie suisse et les procédures locales. Les fiduciaires et les avocats privilégient souvent un processus rapide leur permettant de gérer plusieurs mandats efficacement. Les équipes juridiques d’entreprise peuvent quant à elles avoir besoin d’une visibilité sur plusieurs entités et parties prenantes.
Votre processus d’onboarding doit s’adapter à ces différences tout en conservant une structure cohérente. Des instructions claires, des explications contextuelles et des questions pertinentes simplifient le parcours sans ajouter de complexité inutile.
Centraliser les informations dans un environnement sécurisé
Les pièces jointes envoyées par e-mail, les feuilles de calcul séparées et les PDF remplis manuellement rendent le suivi de l’onboarding plus difficile. Ils peuvent également entraîner des doublons, des versions obsolètes et des incertitudes quant aux informations définitives.
Une plateforme numérique permet de recueillir les données des clients et les documents justificatifs dans un environnement unique et structuré. Le processus devient plus facile à suivre, tandis que les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin.
La fonctionnalité de partage de Hoop permet par exemple aux intermédiaires professionnels d’impliquer leurs clients uniquement aux étapes où leur contribution est nécessaire. Les clients transmettent les informations pertinentes en ligne, tandis que la fiduciaire, l’avocat ou le conseiller conserve le contrôle de l’ensemble du processus.
Éviter de demander plusieurs fois les mêmes informations
Les clients sont rapidement frustrés lorsqu’ils doivent saisir plusieurs fois les mêmes noms, adresses ou informations sur la structure de propriété.
Dans la mesure du possible, les informations recueillies pendant l’onboarding doivent être réutilisées au cours des étapes suivantes. Les données fournies pour la création d’une entreprise peuvent par exemple servir à préparer les documents nécessaires. Le même principe s’applique aux modifications du Registre du commerce, aux registres des actions et aux informations relatives aux ayants droit économiques.
La réutilisation d’informations déjà vérifiées réduit le travail manuel, améliore la cohérence et limite les risques d’erreurs de saisie.
Rendre les responsabilités et les prochaines étapes visibles
Les clients doivent toujours savoir ce qu’ils doivent faire ensuite.
Un bon parcours d’onboarding indique quelles informations sont encore manquantes, quels documents doivent être validés et quelles étapes sont prises en charge par le conseiller ou le prestataire. Les notifications automatiques et les mises à jour de statut permettent de réduire les relances par e-mail et d’éviter que le processus ne soit interrompu.
Cette visibilité est particulièrement utile lorsque des fondateurs, des investisseurs, des conseillers, des banques, des notaires et des équipes juridiques internes participent au même dossier.
Hoop prépare les documents nécessaires pour les créations d’entreprises et les modifications prises en charge, facilite la collaboration numérique et suit les dossiers déposés afin que les utilisateurs puissent être informés lorsque la publication correspondante au Registre du commerce est disponible.
Associer efficacité et accompagnement humain
L’onboarding numérique ne doit pas supprimer la dimension humaine. Il doit permettre de lui consacrer davantage de temps.
Lorsque la collecte des données, la préparation des documents et le suivi du dossier sont gérés au moyen d’un parcours structuré, les professionnels peuvent se concentrer sur les questions qui exigent leur expertise et leur capacité de jugement. Les clients bénéficient de réponses plus rapides, d’instructions plus claires et d’une expérience plus professionnelle.
L’objectif n’est pas simplement de numériser un processus auparavant effectué sur papier. Il consiste à supprimer les étapes inutiles et à rendre la prestation plus facile à comprendre.
Faire de l’onboarding un avantage concurrentiel
Un processus d’onboarding efficace aide les entreprises à répondre plus rapidement, à gérer davantage de dossiers et à offrir une expérience cohérente à leurs clients.
Pour les fondateurs et les entrepreneurs internationaux, il réduit les incertitudes. Pour les investisseurs, il favorise une documentation plus claire. Pour les fiduciaires et les avocats, il diminue les tâches répétitives de coordination. Pour les équipes juridiques d’entreprise, il améliore la transparence des processus administratifs liés aux sociétés.
L’onboarding numérique devient ainsi plus qu’une simple amélioration opérationnelle. Il fait partie intégrante de la valeur offerte aux clients.
Simplifier les services aux clients avec Hoop
Hoop aide les professionnels, les fondateurs et les entreprises à gérer leurs démarches juridiques et administratives en Suisse au moyen de parcours numériques clairs. La plateforme prend en charge la création d’entreprises, les modifications au Registre du commerce, les liquidations de sociétés, les réquisitions de poursuite, les registres des actions, les registres de transparence et d’autres services administratifs destinés aux entreprises.
Gérez l’onboarding de votre prochain client avec Hoop et remplacez les e-mails dispersés, les documents séparés et les relances manuelles par un processus numérique plus rapide, plus clair et plus fiable.
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