Compliance non significa soltanto rispettare i requisiti di legge. Altrettanto importante è poter ricostruire quali passi sono stati eseguiti, quando sono avvenuti e quali informazioni sono state utilizzate.
Per le imprese in Svizzera ciò riguarda diversi registri e processi amministrativi, tra cui il registro di commercio, il registro azionisti, il registro della trasparenza e l’estratto del registro delle esecuzioni.
La gestione digitale di questi processi può ridurre l’onere amministrativo e creare al tempo stesso qualcosa di altrettanto importante: una documentazione chiara e tracciabile delle attività aziendali.
Che cosa significa compliance digitale?
Compliance digitale significa gestire gli obblighi normativi e societari con l’aiuto di processi digitali strutturati.
Invece di scambiare documenti in numerose catene di e-mail, salvare diverse versioni in locale o coordinare le firme manualmente, le imprese possono riunire informazioni, documenti e singole fasi del processo in un flusso di lavoro digitale definito.
Non si tratta semplicemente di sostituire la carta con dei PDF. Un buon processo di compliance digitale dovrebbe aiutare a mantenere aggiornate le informazioni, documentare le modifiche, attribuire in modo univoco le persone coinvolte e rendere rapidamente disponibili i documenti rilevanti quando servono.
Ciò è particolarmente rilevante per investitori, imprenditrici e imprenditori internazionali, fiduciarie, studi legali e uffici giuridici che seguono più società o diversi gruppi di interesse.
Mantenere aggiornate le informazioni aziendali
Una base importante della compliance è che le informazioni ufficiali sull’impresa corrispondano alla situazione attuale.
Cambiamenti nei membri del consiglio d’amministrazione, nelle persone con diritto di firma, nella ditta, nella sede, nello scopo o nel capitale possono richiedere un adeguamento dell’iscrizione nel registro di commercio. Informazioni aggiornate contribuiscono alla certezza del diritto e possono evitare complicazioni inutili nelle operazioni bancarie, nelle transazioni o nelle verifiche di compliance.
Un flusso di lavoro digitale facilita la preparazione dei documenti necessari, il coordinamento delle firme e la presentazione delle modifiche, senza dipendere da processi manuali separati.
Documentare le modifiche in modo tracciabile
La compliance diventa più semplice quando è chiaro che cosa è cambiato.
Ciò vale in particolare per gli assetti proprietari. Le imprese svizzere possono essere tenute a tenere un libro delle azioni aggiornato con le informazioni rilevanti e i relativi documenti giustificativi.
Un registro digitale strutturato può aiutare i team a gestire in modo chiaro le informazioni sulla proprietà e a creare nuove versioni in caso di modifiche. Invece di dover ricostruire la cronologia da tabelle, e-mail e cartelle diverse, le persone coinvolte possono lavorare con una documentazione coerente.
Lo stesso principio vale per le informazioni sugli aventi economicamente diritto. Il nuovo quadro federale sulla trasparenza è entrato in vigore il1° ottobre 2026e ha introdotto un registro centrale degli aventi economicamente diritto delle entità giuridiche.
Per le imprese è quindi opportuno tenere a disposizione, in modo strutturato, informazioni affidabili sui propri assetti proprietari.
Utilizzare identificazione digitale e firme elettroniche
Tracciabilità significa anche poter stabilire chi ha approvato o firmato un documento.
L’identificazione digitale e le firme elettroniche possono accelerare i processi aziendali e offrire al tempo stesso un modo strutturato per verificare le persone coinvolte. In determinati processi del registro di commercio tramite Hoop, le firme elettroniche qualificate possono essere combinate con l’identificazione digitale. Così i documenti possono essere preparati, firmati e trasmessi in digitale.
Ciò può essere particolarmente utile quando fondatrici e fondatori, membri del consiglio d’amministrazione, investitori o consulenti si trovano in Paesi diversi.
Invece di coordinare documenti fisici tra sedi diverse, le parti coinvolte possono svolgere i passaggi importanti ovunque si trovino.
Gestire centralmente i compiti ricorrenti di compliance
La compliance aziendale raramente consiste in un unico compito. Un’impresa può essere costituita, modificare la propria iscrizione nel registro di commercio , documentare un trasferimento di azioni, richiedere un estratto ufficiale o, in un secondo momento, dover procedere a una liquidazione.
Se ognuno di questi processi passa attraverso un fornitore o un flusso di lavoro diverso, l’onere amministrativo aumenta.
Una piattaforma digitale può riunire questi compiti ricorrenti in processi strutturati e uniformi. Fondatrici e fondatori, così come i fornitori di servizi professionali, ottengono una visione d’insieme migliore e possono ridurre il lavoro di coordinamento manuale.
Per fiduciarie, studi legali e uffici giuridici che seguono più società ciò è particolarmente rilevante: l’efficienza deve poter crescere senza perdere trasparenza o controllo.
Compliance digitale significa anche essere preparati
Buoni processi di compliance dovrebbero rendere disponibili le informazioni prima che qualcuno le chieda.
Un investitore potrebbe voler capire la struttura proprietaria. Una banca ha bisogno di informazioni aggiornate sull’impresa. Un ufficio giuridico deve verificare quando è stata effettuata una modifica. Un partner commerciale potrebbe chiedere un documento ufficiale prima di concludere una transazione.
Se le informazioni sono documentate in modo strutturato, aggiornato e tracciabile, è molto più facile rispondere a tali richieste.
La digitalizzazione quindi non accelera soltanto i processi amministrativi. Aiuta le imprese a costruire una documentazione aziendale affidabile, a supporto della governance, delle transazioni e dei futuri requisiti di compliance.
Gestire i processi aziendali in digitale con Hoop
Hoopsemplifica i principali processi societari e di registro in Svizzera grazie a flussi di lavoro digitali. Con Hoop è possibile gestire in digitale, tra l’altro, costituzioni societarie, modifiche nel registro di commercio, liquidazioni, estratti del registro delle esecuzioni e domande d’esecuzione, nonché servizi per il registro azionisti e il registro della trasparenzae altri processi amministrativi aziendali.
Che stiate costituendo la vostra prima impresa, assistendo una clientela internazionale o gestendo più società: Hoop vi aiuta a svolgere i processi aziendali importanti in modo più chiaro, rapido e tracciabile.
Semplificate i vostri processi di compliance. Avviate il vostro prossimo processo aziendale con Hoop.
Come continuare con Hoop
Tenete il vostro libro delle azioni o delle quote in forma digitale e notificate gli aventi diritto economico direttamente dal registro al registro federale della trasparenza.
Registro azionisti digitale · Registro della trasparenza con Hoop · Quanto costa un registro
Questo articolo non costituisce una consulenza legale e non ha pretese di completezza o accuratezza. Hoop non si assume responsabilità in merito al suo contenuto ed esclude qualsiasi garanzia nella misura consentita dalla legge. Se necessario, si consiglia la consulenza legale.
