L’onboarding digitale dei clienti è il processo con cui vengono raccolte le informazioni, verificate le identità, preparati i documenti e avviati i servizi attraverso un flusso di lavoro online strutturato.

Per fiduciari, avvocati e team legali aziendali, l’onboarding è molto più di una semplice fase amministrativa. Determina la prima impressione del cliente, incide sulla rapidità del servizio e influenza il tempo che i professionisti devono dedicare alla correzione di dati o alla richiesta di documenti mancanti.

Un processo di onboarding digitale ben progettato rende l’esperienza più rapida e chiara per tutte le persone coinvolte. Ecco come strutturarlo.

Definire fin dall’inizio le informazioni necessarie

Un onboarding efficiente parte da un elenco chiaro delle informazioni richieste.

Invece di richiedere i dati gradualmente attraverso numerose e-mail, è importante stabilire quali informazioni, documenti e approvazioni siano necessari per ogni servizio. Per la costituzione di una società, ad esempio, possono essere richiesti i dati dei fondatori, la forma giuridica scelta, lo scopo aziendale, le informazioni sulla proprietà e i diritti di firma. Una modifica societaria può invece richiedere dati diversi a seconda che riguardi l’indirizzo, la direzione, la ragione sociale o lo statuto.

I moduli strutturati aiutano i clienti a comprendere cosa devono fornire e riducono il rischio di inviare richieste incomplete.

Creare un flusso di lavoro per ogni tipo di cliente

Non tutti i clienti necessitano dello stesso livello di supporto.

Chi fonda un’azienda per la prima volta può avere bisogno di spiegazioni in ogni fase. Un imprenditore internazionale potrebbe richiedere maggiori chiarimenti sulla terminologia societaria svizzera e sulle procedure locali. Fiduciari e avvocati possono preferire un processo più rapido, che permetta loro di gestire più mandati in modo efficiente. I team legali aziendali possono invece avere bisogno di una visione completa su diverse società e stakeholder.

Il processo di onboarding dovrebbe adattarsi a queste esigenze, mantenendo al contempo un flusso di base coerente. Istruzioni chiare, indicazioni contestuali e domande pertinenti semplificano l’esperienza senza creare complessità inutili.

Raccogliere le informazioni in un unico ambiente sicuro

Allegati e-mail, fogli di calcolo separati e PDF compilati manualmente rendono difficile monitorare l’onboarding. Possono inoltre generare dati duplicati, versioni obsolete dei documenti e incertezza su quali informazioni siano definitive.

Una piattaforma digitale offre un ambiente unico e strutturato in cui raccogliere i dati dei clienti e i documenti necessari. Questo rende il processo più tracciabile e permette agli utenti autorizzati di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno.

La funzione di condivisione di Hoop, ad esempio, consente agli intermediari professionali di coinvolgere i clienti soltanto nelle fasi in cui è richiesto il loro contributo. I clienti possono fornire le informazioni rilevanti online, mentre il fiduciario, l’avvocato o il consulente mantiene il controllo dell’intero processo.

Evitare di richiedere più volte le stesse informazioni

I clienti si sentono rapidamente frustrati quando devono inserire ripetutamente gli stessi nomi, indirizzi o dati relativi alla proprietà.

Quando possibile, le informazioni raccolte durante l’onboarding dovrebbero essere riutilizzate nelle fasi successive del servizio. I dati forniti per la costituzione di una società possono, ad esempio, essere utilizzati per preparare i documenti necessari. Lo stesso principio si applica alle modifiche nel Registro di commercio, ai registri delle azioni e alle informazioni sugli aventi economicamente diritto.

Riutilizzare dati già verificati riduce il lavoro manuale, migliora la coerenza e limita il rischio di errori di trascrizione.

Rendere visibili responsabilità e prossimi passi

I clienti dovrebbero sempre sapere cosa devono fare e quale sarà la fase successiva.

Un buon flusso di onboarding mostra quali informazioni sono ancora mancanti, quali documenti devono essere approvati e quali attività sono gestite dal consulente o dal fornitore del servizio. Le notifiche automatiche e gli aggiornamenti di stato chiari possono ridurre le e-mail di follow-up e aiutare tutte le parti a portare avanti il processo.

Questa trasparenza è particolarmente utile quando fondatori, investitori, consulenti, banche, notai e team legali interni partecipano allo stesso caso.

Hoop prepara i documenti necessari per le costituzioni e le modifiche societarie supportate, facilita la collaborazione digitale e monitora le pratiche presentate, informando gli utenti quando viene pubblicata la relativa iscrizione nel Registro di commercio.

Combinare efficienza e supporto umano

L’onboarding digitale non dovrebbe eliminare il contatto umano. Dovrebbe creare più tempo da dedicargli.

Quando la raccolta dei dati, la preparazione dei documenti e il monitoraggio dello stato vengono gestiti attraverso un flusso di lavoro strutturato, i professionisti possono concentrarsi sulle questioni che richiedono esperienza e capacità di giudizio. I clienti ricevono risposte più rapide, indicazioni più chiare e un servizio più professionale.

L’obiettivo non è semplicemente digitalizzare un processo cartaceo esistente, ma eliminare i passaggi superflui e rendere il servizio più facile da comprendere.

Trasformare l’onboarding in un vantaggio competitivo

Un processo di onboarding efficiente aiuta le aziende a rispondere più rapidamente, gestire un maggior numero di pratiche e offrire un’esperienza coerente.

Per i fondatori e gli imprenditori internazionali, riduce l’incertezza. Per gli investitori, garantisce una documentazione più chiara. Per fiduciari e avvocati, limita le attività di coordinamento ripetitive. Per i team legali aziendali, offre maggiore trasparenza sui processi amministrativi societari.

L’onboarding digitale diventa quindi più di un semplice miglioramento operativo. Entra a far parte del valore offerto ai clienti.

Semplificare i servizi per i clienti con Hoop

Hoop aiuta professionisti, fondatori e aziende a gestire i servizi societari svizzeri attraverso flussi di lavoro digitali chiari. La piattaforma supporta la costituzione di società, le modifiche nel Registro di commercio, le liquidazioni societarie, le domande d’esecuzione, i registri delle azioni, i registri della trasparenza e altri servizi amministrativi aziendali.

Gestite il prossimo onboarding con Hoop e sostituite e-mail frammentate, documenti separati e follow-up manuali con un processo digitale più rapido, chiaro e affidabile.

Questo articolo non costituisce una consulenza legale e non ha pretese di completezza o accuratezza. Hoop non si assume responsabilità in merito al suo contenuto ed esclude qualsiasi garanzia nella misura consentita dalla legge. Se necessario, si consiglia la consulenza legale.