Perché le PMI dovrebbero iniziare a prepararsi ora

Il nuovo Registro svizzero della trasparenza renderà la comunicazione degli aventi economicamente diritto un tema di compliance concreto per molte imprese svizzere. Le nuove regole dovrebbero entrare in vigore il 1° ottobre 2026 e imporranno alle entità giuridiche interessate di identificare, verificare e mantenere aggiornate le informazioni sui propri aventi economicamente diritto. Si prevede che oltre 500’000 imprese saranno tenute a comunicare i dati relativi agli aventi economicamente diritto. EasyGov fungerà da piattaforma centrale di registrazione.

Per le PMI, questo adempimento non dovrebbe essere gestito come una formalità dell’ultimo momento. Si tratta di un esercizio che riguarda dati, governance e processi. Le imprese che si preparano per tempo potranno effettuare la comunicazione con maggiore sicurezza, ridurre le richieste interne e offrire a investitori, fiduciari, avvocati e team legali aziendali una visione più chiara di chi controlla effettivamente l’impresa.

Creare un quadro chiaro degli aventi economicamente diritto

Il primo passo consiste nel costruire un quadro affidabile degli aventi economicamente diritto. Ciò significa documentare le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano l’impresa, non solo gli azionisti o i soci visibili nel Registro di commercio. In pratica, le PMI dovrebbero raccogliere il nome completo, la data di nascita, la nazionalità, l’indirizzo, i dati di identificazione e il ruolo di ogni persona rilevante.

Occorre inoltre documentare in che modo viene esercitato il controllo: direttamente tramite quote, azioni o diritti di voto, indirettamente tramite un’altra società, attraverso un accordo o mediante un’altra forma di influenza determinante.

Prestare particolare attenzione alle strutture proprietarie complesse

Questo aspetto è particolarmente importante per le imprese con strutture proprietarie a più livelli. Una Sagl svizzera detenuta da una holding estera, un gruppo con diverse società controllate o un’impresa con accordi tra investitori può richiedere più di un semplice elenco di soci o azionisti.

L’impresa dovrebbe preparare un organigramma della struttura proprietaria che mostri la catena dalla società svizzera fino alle persone fisiche che esercitano il controllo finale. Quando sono coinvolti investitori, nominee, rapporti fiduciari o patti parasociali, i documenti giustificativi dovrebbero essere disponibili e coerenti.

Verificare e centralizzare la documentazione esistente

Il secondo passo consiste nel verificare se la documentazione esistente è completa. Molte PMI dispongono già di parte delle informazioni necessarie nel registro degli azionisti, nel registro delle quote, nei documenti relativi ai conferimenti di capitale, negli atti del consiglio di amministrazione, nella documentazione di investimento, nei dossier di due diligence o nei documenti di costituzione.

Spesso il problema non è l’assenza delle informazioni. Più frequentemente, queste sono distribuite tra cartelle, consulenti e sistemi diversi. Prima che l’obbligo di comunicazione diventi effettivo, le imprese dovrebbero centralizzare i documenti rilevanti e assicurarsi che i dati siano coerenti in tutta la documentazione.

Definire chiaramente le responsabilità interne

Il terzo passo è definire responsabilità chiare. La compliance relativa agli aventi economicamente diritto dovrebbe avere una persona responsabile all’interno dell’impresa. In una piccola impresa guidata dai fondatori, può trattarsi della direzione. In una PMI in crescita, la responsabilità può rientrare nell’area finanza, legale o segreteria del consiglio di amministrazione.

Per fiduciari e avvocati che assistono diversi clienti, il processo dovrebbe essere integrato nell’onboarding dei clienti e nella revisione annuale. L’aspetto fondamentale è che qualcuno sia responsabile della raccolta delle informazioni, della verifica, dell’archiviazione dei documenti giustificativi, dell’aggiornamento in caso di modifiche e del coordinamento della comunicazione.

Considerare gli aggiornamenti come un obbligo continuativo

Gli aggiornamenti sono importanti perché il Registro della trasparenza non riguarda solo la prima comunicazione. Le imprese interessate dovranno ottenere, verificare e mantenere aggiornate le informazioni sugli aventi economicamente diritto.

Le società anonime, le società a garanzia limitata e le cooperative rientrano tra le entità interessate. Fondazioni, associazioni, società quotate, ditte individuali e determinate altre entità giuridiche non saranno invece tenute a iscriversi nel Registro della trasparenza.

Collegare il registro alle modifiche societarie

Il quarto passo consiste nel creare un processo per le modifiche. Qualsiasi trasferimento di quote o azioni, aumento di capitale, nuovo investitore, fusione, successione, modifica dei diritti di voto o modifica di accordi tra azionisti può incidere sugli aventi economicamente diritto.

Le PMI dovrebbero quindi collegare le verifiche legate al Registro della trasparenza ai momenti che comportano già attività legali o amministrative. Quando viene preparata una modifica nel Registro di commercio, si conclude un round di finanziamento o un socio esce dalla società, anche il dossier sugli aventi economicamente diritto dovrebbe essere riesaminato.

Trasformare la compliance in un segnale di fiducia

Per imprenditori internazionali e investitori, una buona preparazione è anche un segnale di fiducia. Un dossier chiaro sulla struttura proprietaria può accelerare processi bancari, due diligence legali, round di finanziamento e operazioni societarie. Dimostra che l’impresa comprende le aspettative svizzere in materia di compliance ed è in grado di fornire informazioni affidabili quando richiesto.

Il registro non sarà completamente pubblico. Sarà tuttavia accessibile a determinate autorità nonché a persone ed enti soggetti alla normativa antiriciclaggio.

Checklist pratica per le PMI

  • Un registro degli azionisti o delle quote aggiornato
  • Un organigramma degli aventi economicamente diritto
  • Documenti di identificazione delle persone fisiche rilevanti
  • Prove relative a partecipazioni e diritti di voto
  • Copie di accordi tra azionisti, soci o investitori
  • Documentazione relativa a catene proprietarie indirette
  • Una persona responsabile interna chiaramente designata
  • Un processo per gli aggiornamenti futuri

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