La création d’une société implique de nombreuses décisions et démarches administratives. Une checklist pour les créateurs d’entreprise permet de garder une vue d’ensemble, d’anticiper les étapes importantes et d’éviter des retards inutiles. Pour les fiduciaires, études d’avocats, études notariales et sociétés de conseil, c’est également un outil pratique pour accompagner leur clientèle de manière structurée et efficace tout au long du processus de création.

Les décisions essentielles avant de commencer

Avant de préparer les documents et de procéder à l’inscription au Registre du commerce, plusieurs éléments doivent être définis :

☐ Choisir la forme juridique appropriée
☐ Définir et vérifier la raison sociale
☐ Déterminer le siège et l’adresse de l’entreprise
☐ Définir le but de la société
☐ Déterminer les fondateurs et les participations
☐ Désigner la direction ou le conseil d’administration
☐ Définir les droits de signature
☐ Prévoir le capital nécessaire

Des informations manquantes ou incomplètes à ce stade peuvent entraîner des retards par la suite. Pour les professionnels du conseil, il est donc judicieux de recueillir les informations nécessaires auprès de la clientèle le plus tôt possible et de manière structurée.

Quels documents et formalités ne faut-il pas oublier lors de la création ?

Une fois les éléments principaux définis, les démarches formelles peuvent commencer. Les documents et les étapes nécessaires dépendent de la forme juridique choisie. Pour une Sàrl ou une SA, par exemple, le processus comprend notamment la préparation des documents de constitution, des statuts et de l’acte authentique, ainsi que la libération du capital.

L’identification et les signatures doivent également être effectuées correctement. Un processus numérique permet de regrouper efficacement ces différentes étapes. Hoop accompagne les parties prenantes notamment pour l’identification numérique, la signature électronique qualifiée (QES), la préparation des documents et la libération du capital.

Pour les fiduciaires et les professionnels du droit, cela signifie moins de coordination manuelle entre les différentes parties et un processus clairement structuré pour leur clientèle.

Que faut-il vérifier avant l’inscription au Registre du commerce ?

Avant le dépôt, il est important de vérifier que toutes les informations et tous les documents sont complets et cohérents. La raison sociale, le siège et le but sont-ils identiques dans tous les documents ? Les personnes disposant d’un droit de signature sont-elles correctement enregistrées ? Toutes les signatures et pièces justificatives nécessaires sont-elles disponibles ?

Cette vérification finale permet de limiter les demandes complémentaires et les corrections évitables.

Avec Hoop, cette étape peut elle aussi être gérée numériquement. Les documents de constitution signés peuvent être transmis sous forme numérique au Registre du commerce cantonal compétent. Le processus est ainsi continu, de la collecte des données jusqu’au dépôt.

Que ne faut-il pas oublier après la création de la société ?

L’inscription au Registre du commerce ne signifie pas nécessairement que toutes les démarches sont terminées. Selon l’entreprise, d’autres tâches peuvent suivre et les données de la société devront être maintenues à jour.

Il est également utile d’anticiper les changements futurs :

☐ Modifications du siège ou de l’adresse de l’entreprise
☐ Modification du but de la société
☐ Changements au niveau de la direction ou du conseil d’administration
☐ Modifications des droits de signature
☐ Vérifier si d’autres changements doivent être inscrits au Registre du commerce

Pour les professionnels du conseil, la création d’une société peut ainsi marquer le début d’une relation durable avec la clientèle. Un processus numérique structuré permet également d’accompagner efficacement la clientèle lors de futures modifications de l’entreprise.

Avec la bonne checklist, gardez les étapes importantes en vue

Une bonne checklist apporte de la clarté et aide à prendre en compte les étapes importantes au bon moment. En complément, un processus numérique structuré permet de coordonner efficacement les informations, les documents et les différentes parties prenantes.

Hoop aide les fiduciaires, études d’avocats, études notariales et sociétés de conseil à gérer de manière numérique et structurée les créations de sociétés et les modifications au Registre du commerce. Elles consacrent ainsi moins de temps à la coordination administrative et davantage de temps au conseil de leur clientèle.

Utilisez cette checklist pour la prochaine création de société de votre clientèle et découvrez comment Hoop peut simplifier votre processus de création grâce au numérique.

Cet article de blog ne constitue pas un conseil juridique. Il est mis à disposition « en l’état » et ne prétend pas être exhaustif ni exact. Hoop ne fournit aucune garantie quant à son contenu et décline toute responsabilité à cet égard, dans la mesure permise par la loi. L’utilisation de ces informations se fait à vos propres risques. Il est recommandé de consulter un conseiller juridique si nécessaire.