Les solutions numériques offrent leur plus grande valeur lorsqu’elles s’intègrent efficacement aux processus existants. Pour les fiduciaires, les études d’avocats, les études notariales et les sociétés de conseil en Suisse, la question est souvent de savoir comment intégrer la LegalTech aux systèmes existants sans remplacer les processus déjà en place. L’objectif est d’introduire des solutions numériques là où elles peuvent simplifier les processus, réduire les tâches manuelles et rendre les opérations récurrentes plus efficaces.
Comment intégrer la LegalTech aux systèmes existants ?
Une intégration réussie commence par le processus, et non par la technologie. Il convient d’abord d’identifier les étapes des créations d’entreprises ou des modifications au Registre du commerce qui nécessitent le plus de travail manuel. Les mêmes données doivent-elles être saisies plusieurs fois ? Les documents sont-ils échangés via différents canaux ? Plusieurs relances sont-elles nécessaires pour finaliser un dossier ?
Cette analyse permet de déterminer quelles étapes peuvent être digitalisées et lesquelles nécessitent encore un accompagnement personnel et une expertise professionnelle. La LegalTech ne doit pas remplacer cette expertise, mais simplifier les processus administratifs.
Utiliser les interfaces LegalTech pour des processus plus efficaces
Les interfaces sont particulièrement utiles lorsque des informations doivent être échangées et traitées entre différentes applications. Elles permettent de réduire les interruptions dans les processus numériques et de mieux les connecter à l’environnement informatique existant.
Hoop offre, par exemple, la possibilité d’utiliser des interfaces et des générateurs de rapports pour exporter des informations et des documents d’un compte Hoop vers des systèmes externes. Le type de connexion le plus adapté dépend des systèmes utilisés et des processus spécifiques de l’organisation.
En pratique, il n’est donc pas nécessaire de remplacer toutes les solutions logicielles existantes. Une solution LegalTech spécialisée peut être intégrée là où elle apporte une amélioration concrète à un processus spécifique.
Intégrer la LegalTech pour les créations d’entreprises et les modifications au Registre du commerce
Les avantages des processus numériques intégrés sont particulièrement évidents dans les démarches liées aux entreprises. La création d’une entreprise comprend plusieurs étapes, de la collecte des données à la préparation et à la signature des documents, jusqu’au versement du capital et au dépôt auprès du Registre du commerce.
Hoop réunit numériquement les principales étapes de ce processus. La création d’entreprise comprend des solutions d’identification numérique, de signature électronique qualifiée et de versement du capital. Les documents signés sont également transmis par voie numérique au Registre du commerce compétent.
Les professionnels bénéficient ainsi d’un processus structuré sans devoir développer eux-mêmes une infrastructure technique complexe pour chaque étape.
Comment intégrer la LegalTech aux systèmes existants étape par étape
L’introduction de la LegalTech ne doit pas nécessairement devenir un projet informatique de grande ampleur. Une approche pragmatique consiste à commencer par digitaliser un cas d’usage clairement défini, comme la création d’entreprises. Il est ensuite possible d’évaluer dans quelle mesure le nouveau processus s’intègre aux activités quotidiennes et d’identifier d’autres possibilités d’optimisation.
Hoop a été développé spécifiquement pour les prestataires de services professionnels et s’intègre en arrière-plan dans leurs processus. Les fiduciaires, les études d’avocats, les études notariales et les sociétés de conseil peuvent ainsi utiliser des processus numériques tout en restant le principal point de contact pour leur clientèle.
Des processus numériques structurés peuvent également faciliter la gestion et la traçabilité des démarches liées aux entreprises. Découvrez-en davantage sur la compliance numérique en Suisse et sur la manière de gérer les informations et les modifications d’entreprise de façon structurée et accessible.
Vous souhaitez intégrer plus efficacement les créations d’entreprises et les modifications au Registre du commerce dans vos processus existants ? Découvrez Hoop comme infrastructure numérique pour vos services aux entreprises et créez un processus fluide et sécurisé pour votre équipe et votre clientèle.
Cet article de blog ne constitue pas un conseil juridique. Il est mis à disposition « en l’état » et ne prétend pas être exhaustif ni exact. Hoop ne fournit aucune garantie quant à son contenu et décline toute responsabilité à cet égard, dans la mesure permise par la loi. L’utilisation de ces informations se fait à vos propres risques. Il est recommandé de consulter un conseiller juridique si nécessaire.
