Arriva una nuova pratica di costituzione societaria. Cosa succede dopo?
Raccogliere i dati della società, preparare i documenti, effettuare le identificazioni, coordinare le firme e portare avanti la pratica: una costituzione societaria comprende diverse attività successive.
Un moderno workflow legale collega queste fasi in un processo digitale strutturato. Invece di coordinare le singole attività tramite e-mail, file e canali diversi, ogni fase si basa su quella precedente. Per fiduciarie, studi legali, studi notarili e società di consulenza aziendale nascono così processi più chiari e ripetibili, con meno coordinamento manuale.
01 · Raccogliere i dati della società in modo strutturato
Ogni costituzione societaria inizia dalle informazioni, ad esempio:
- i dati della società
- la forma giuridica
- la sede
- le persone coinvolte
In un workflow digitale, questi dati vengono raccolti in modo strutturato e costituiscono la base per le fasi successive.
È una differenza importante rispetto a un processo frammentato: quando le informazioni arrivano tramite e-mail, formulari e documenti diversi, spesso devono prima essere riunite e poi trasferite nuovamente per le attività successive.
L’obiettivo: raccogliere i dati una sola volta in modo strutturato e renderli disponibili per le fasi successive del processo.
02 · Preparare i documenti in modo efficiente
Una volta disponibili i dati rilevanti della società, è possibile preparare i documenti necessari.
Il vantaggio di un workflow digitale non sta semplicemente nel fatto che i documenti vengono creati o scambiati in formato digitale. Ciò che conta è il collegamento con la fase precedente: le informazioni già raccolte possono essere utilizzate per preparare i documenti, invece di riprendere ogni volta gli stessi dati da e-mail, formulari o altre fonti.
Soprattutto in caso di costituzioni ricorrenti, questo semplifica il lavoro. Il processo di base resta ripetibile, mentre le esigenze specifiche di ogni mandato possono continuare a essere considerate.
I dati strutturati permettono di preparare i documenti senza dover impostare il processo da capo ogni volta.
03 · Integrare identificazione e firme
Con i documenti preparati, il processo non è ancora concluso. A seconda della pratica, possono essere necessarie identificazioni e firme.
In un moderno workflow legale, queste fasi fanno parte del processo esistente. I professionisti non devono coordinarle come attività completamente separate, mentre per i clienti diventa più chiaro quando è richiesta un’identificazione o una firma.
L’assistenza personale resta centrale. Il workflow struttura le fasi amministrative, mentre il professionista segue il mandato e resta a disposizione per domande individuali o esigenze particolari.
04 · Portare avanti la pratica in modo strutturato
Dopo la raccolta dei dati, la preparazione dei documenti, l’identificazione e le firme, la pratica può proseguire secondo il processo applicabile.
Lo stesso principio vale per le modifiche supportate al Registro di commercio, perché i processi societari non terminano con la costituzione. Se un’impresa trasferisce, ad esempio, la propria sede, possono essere necessari nuovi dati, documenti, delibere, identificazioni o firme.
Invece di impostare ogni pratica da capo, anche queste attività possono seguire un processo definito.
Cosa cambia nel lavoro quotidiano?
La differenza diventa evidente mettendo a confronto i due approcci.
| Processo frammentato | Workflow digitale | |
|---|---|---|
| Dati | Raccolti da e-mail e formulari | Raccolti una sola volta in modo strutturato |
| Documenti | Dati reinseriti per ogni documento | Preparati sulla base dei dati raccolti |
| Identificazione e firma | Coordinate separatamente | Integrate nel processo |
| Stato | Monitorato manualmente | Fasi completate e successive sotto controllo |
| Più mandati | Pratiche coordinate singolarmente | Processi ripetibili |
Per i professionisti, questo significa meno attività amministrative ripetitive. Informazioni e attività non devono essere riunite continuamente attraverso canali diversi, anche quando più costituzioni e modifiche vengono gestite in parallelo.
Il workflow non sostituisce né la verifica professionale né la consulenza personale. Crea invece una base strutturata che consente ai professionisti di accompagnare i propri clienti in modo efficiente lungo tutto il processo.
Come supporta Hoop questo workflow?
Hoop supporta fiduciarie, studi legali, studi notarili e società di consulenza aziendale nella gestione di costituzioni societarie e modifiche supportate presso i registri di commercio cantonali in Svizzera attraverso questo processo strutturato: dalla raccolta dei dati e dalla preparazione dei documenti fino all’identificazione e alle firme.
Il professionista resta il principale punto di riferimento per il cliente, fornendo la consulenza personale e occupandosi della verifica del caso concreto.
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