Signer des documents en ligne peut nettement simplifier les créations de sociétés et les modifications au registre du commerce. Cet article montre comment cela se passe en pratique : qui signe quoi et quand, comment l’identification et la signature s’articulent et comment les fiduciaires, études d’avocats, notariats et conseillers d’entreprise organisent efficacement le processus.
Pour savoir si une signature électronique est juridiquement valable et quelle forme un document exige, consultez notre article La signature électronique est-elle juridiquement valable en Suisse ?.
L’essentiel en bref
Lorsque la forme écrite est exigée pour un document, il faut une signature manuscrite ou une signature électronique qualifiée (SEQ) accompagnée d’un horodatage électronique qualifié. Lorsque la loi exige la forme authentique, la signature ne la remplace pas. Pour les documents sans exigence de forme, une signature électronique plus simple peut suffire.
Où signe-t-on lors d’une création ou d’une modification au registre du commerce ?
Lors de créations de sociétés et de modifications au registre du commerce, différents documents sont établis, vérifiés et signés, par exemple les statuts, des décisions, des déclarations et la réquisition d’inscription au registre du commerce. La signature utilisable dépend du document et du processus concernés.
C’est précisément là que réside l’avantage pratique d’un flux de travail numérique structuré pour les fiduciaires, études d’avocats, notariats et conseillers d’entreprise : au lieu d’envoyer des documents par e-mail, de recueillir les signatures une à une et de coordonner plusieurs versions, toutes les étapes sont réunies au même endroit.
Comment se déroule la signature en ligne avec Hoop
- Saisir les données : la société, les personnes concernées et la modification souhaitée sont saisies une seule fois.
- Établir les documents : Hoop établit les documents nécessaires sur la base de ces données.
- Identifier les personnes : les signataires s’identifient numériquement.
- Signer électroniquement : toutes les personnes concernées signent avec DeepSign où qu’elles se trouvent, avec une signature électronique qualifiée lorsque c’est nécessaire.
- Poursuivre le traitement : les documents signés sont transmis numériquement, si nécessaire au notariat partenaire pour l’acte authentique, puis à l’office du registre du commerce compétent.
Les points d’attention pour les professionnels
- Clarifier au préalable la forme exigée pour chaque document : « numérique » ne signifie pas automatiquement « valable en la forme ».
- Déterminer tôt qui doit signer et informer toutes les personnes concernées à temps, surtout si elles se trouvent à l’étranger.
- Ne faire signer que la version finale et ne pas envoyer de versions parallèles par e-mail.
- Prévoir dès le départ un éventuel acte authentique ; avec Hoop, il est établi par le notariat partenaire sans présence physique.
Il en résulte moins de ruptures de support et moins de coordination. Les clients effectuent leurs étapes où qu’ils se trouvent, et les professionnels gagnent du temps pour le conseil proprement dit.
Et maintenant, avec Hoop
Réalisez vos créations et modifications au registre du commerce numériquement avec Hoop – de l’identification à la signature électronique jusqu’au dépôt.
Constitution de société en ligne avec Hoop · Modifications de société en ligne avec Hoop
Cet article de blog ne constitue pas un conseil juridique. Il est mis à disposition « en l’état » et ne prétend pas être exhaustif ni exact. Hoop ne fournit aucune garantie quant à son contenu et décline toute responsabilité à cet égard, dans la mesure permise par la loi. L’utilisation de ces informations se fait à vos propres risques. Il est recommandé de consulter un conseiller juridique si nécessaire.
