Un nouveau dossier de création d’entreprise arrive. Que se passe-t-il ensuite ?
Collecter les données de la société, préparer les documents, procéder aux identifications, coordonner les signatures et faire avancer le dossier : une création d’entreprise se compose de plusieurs étapes successives.
Un workflow juridique moderne relie ces étapes au sein d’un processus digital structuré. Au lieu de coordonner chaque tâche par e-mail, à travers différents fichiers et via plusieurs canaux, les différentes étapes s’enchaînent de manière structurée. Pour les fiduciaires, études d’avocats, études notariales et sociétés de conseil, cela permet de mettre en place des processus plus clairs et reproductibles, avec moins de coordination manuelle.
01 · Collecter les données de la société de manière structurée
Toute création d’entreprise commence par des informations, par exemple :
- les données relatives à la société
- la forme juridique
- le siège
- les personnes impliquées
Dans un workflow digital, ces données sont recueillies de manière structurée et constituent la base des étapes suivantes.
C’est une différence importante par rapport à un processus fragmenté : lorsque les informations arrivent par e-mail, via des formulaires ou dans différents documents, elles doivent souvent d’abord être rassemblées, puis reprises pour les tâches suivantes.
L’objectif : collecter les données une seule fois de manière structurée et les rendre disponibles pour les prochaines étapes du processus.
02 · Préparer efficacement les documents
Une fois les données pertinentes disponibles, les documents nécessaires peuvent être préparés.
L’avantage d’un workflow digital ne tient pas simplement au fait que les documents sont créés ou échangés numériquement. L’essentiel réside dans le lien avec l’étape précédente : les informations déjà collectées peuvent être utilisées pour préparer les documents, au lieu de ressaisir les mêmes données à partir d’e-mails, de formulaires ou d’autres sources.
Cela simplifie notamment le travail lors de créations d’entreprises récurrentes. Le processus de base reste reproductible, tandis que les exigences spécifiques de chaque mandat peuvent toujours être prises en compte.
Les données structurées permettent de préparer les documents sans devoir reconstruire le processus à chaque fois.
03 · Intégrer l’identification et les signatures
Le processus n’est pas terminé une fois les documents préparés. Selon le dossier, des identifications et des signatures peuvent être nécessaires.
Dans un workflow juridique moderne, ces étapes font partie du processus existant. Les professionnels n’ont pas à les coordonner comme des tâches entièrement distinctes, tandis que les clients savent plus clairement quand une identification ou une signature est requise.
L’accompagnement personnel reste central. Le workflow structure les étapes administratives, tandis que le professionnel accompagne le mandat et reste disponible pour répondre aux questions individuelles ou aux exigences particulières.
04 · Faire avancer le dossier de manière structurée
Après la collecte des données, la préparation des documents, l’identification et les signatures, le dossier peut avancer selon le processus applicable.
Le même principe s’applique aux modifications prises en charge au Registre du commerce, car les processus de droit des sociétés ne s’arrêtent pas à la création. Lorsqu’une entreprise transfère son siège, par exemple, de nouvelles informations, des documents, des décisions, des identifications ou des signatures peuvent être nécessaires.
Au lieu de reprendre chaque dossier depuis le début, ces tâches peuvent elles aussi suivre un processus défini.
Qu’est-ce qui change au quotidien ?
La différence apparaît clairement lorsque l’on compare les deux approches.
| Processus fragmenté | Workflow digital | |
|---|---|---|
| Données | Rassemblées à partir d’e-mails et de formulaires | Collectées une seule fois de manière structurée |
| Documents | Données ressaisies pour chaque document | Préparés à partir des données collectées |
| Identification et signature | Coordonnées séparément | Intégrées au processus |
| Statut | Suivi manuellement | Étapes terminées et suivantes gardées en vue |
| Plusieurs mandats | Dossiers coordonnés individuellement | Processus reproductibles |
Pour les professionnels, cela signifie moins de tâches administratives répétitives. Les informations et les tâches n’ont plus besoin d’être rassemblées à plusieurs reprises via différents canaux, même lorsque plusieurs créations d’entreprises et modifications sont gérées en parallèle.
Le workflow ne remplace ni l’examen professionnel ni le conseil personnalisé. Il fournit une base structurée qui permet aux professionnels d’accompagner efficacement leurs clients tout au long du processus.
Comment Hoop soutient-il ce workflow ?
Hoop aide les fiduciaires, études d’avocats, études notariales et sociétés de conseil à gérer les créations d’entreprises et les modifications prises en charge auprès des registres du commerce cantonaux en Suisse selon ce processus structuré : de la collecte des données à la préparation des documents, jusqu’à l’identification et aux signatures.
Le professionnel reste le principal interlocuteur du client, assure le conseil personnalisé et conserve la responsabilité de l’examen du dossier concret.
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Cet article de blog ne constitue pas un conseil juridique. Il est mis à disposition « en l’état » et ne prétend pas être exhaustif ni exact. Hoop ne fournit aucune garantie quant à son contenu et décline toute responsabilité à cet égard, dans la mesure permise par la loi. L’utilisation de ces informations se fait à vos propres risques. Il est recommandé de consulter un conseiller juridique si nécessaire.
