Chaque SA tient un registre des actions, chaque Sàrl un registre des parts sociales – et toutes deux une liste des ayants droit économiques. Vous trouverez ici un modèle Excel pour ces trois registres et apprendrez ce qu’ils doivent contenir, comment saisir proprement les changements et quand un tableur atteint ses limites.
En bref : le registre des actions contient le nom ou la raison sociale et l’adresse des propriétaires et usufruitiers d’actions nominatives (art. 686 CO) ; le registre des parts sociales en plus le nombre, la valeur nominale et les catégories des parts ainsi que les créanciers gagistes (art. 790 CO). Le registre doit être accessible en tout temps en Suisse, les pièces justificatives sont conservées dix ans. Un tableur Excel suffit si chaque changement est saisi sur une nouvelle ligne.
Télécharger le modèle : Registre des actions, des parts sociales et des ayants droit économiques (Excel) · aussi en allemand, italien et anglais
Ce que contient le registre des actions (SA)
- Nom et prénom ou raison sociale de chaque actionnaire
- Adresse
- Usufruitières et usufruitiers, le cas échéant
- En pratique aussi : nombre, numéros, catégorie et valeur nominale des actions, libération, date et motif d’acquisition
À l’égard de la société, est considéré comme actionnaire celui qui est inscrit au registre des actions (art. 686, al. 4, CO). Un registre obsolète mène donc vite à des litiges sur les droits de vote et les dividendes.
Ce que contient le registre des parts sociales (Sàrl)
- Nom ou raison sociale et adresse de chaque associée et associé
- Nombre, valeur nominale et catégories des parts sociales
- Usufruitiers et créanciers gagistes
Contrairement à la SA, les associés d’une Sàrl figurent aussi au registre du commerce. Une cession de parts sociales nécessite un contrat écrit (art. 785 CO), en règle générale l’approbation de l’assemblée des associés (art. 786 CO) et une réquisition au registre du commerce.
Liste des ayants droit économiques
La SA et la Sàrl tiennent en outre une liste des ayants droit économiques (art. 697l et 790a CO). Depuis le 1er octobre 2026, ces personnes sont aussi annoncées au registre de transparence, les changements dans un délai d’un mois (art. 10 LTPM). L’annonce requiert notamment la date de naissance et la nationalité ; le modèle prévoit des colonnes à cet effet. Le dépôt via EasyGov est gratuit ; Hoop prépare l’annonce et la dépose pour vous par procuration si vous le souhaitez. Plus d’informations dans le guide du registre de transparence.
Comment utiliser le modèle
- Choisissez la feuille de votre forme juridique : registre des actions (SA) ou des parts sociales (Sàrl).
- Saisissez chaque émission, cession ou modification sur une nouvelle ligne. N’écrasez pas les anciennes lignes, clôturez-les avec « Radié le ».
- Attribuez une référence à chaque pièce justificative (contrat de vente, cession, décision de l’assemblée) et classez-la.
- Saisissez les ayants droit économiques dans leur propre feuille, avec la date d’annonce.
- Vérifiez le registre après chaque assemblée générale ou assemblée des associés et après chaque cession.
- Enregistrez le fichier protégé par mot de passe et avec la date dans le nom, pour que les états antérieurs restent traçables.
Erreurs fréquentes
- Écraser des lignes au lieu d’en créer de nouvelles : l’historique est perdu.
- Oublier les usufruitiers ou les créanciers gagistes.
- Saisir des cessions sans pièce justificative.
- Ne pas mettre à jour les ayants droit économiques : l’annonce au registre de transparence manque.
- Plusieurs versions du fichier sans date à différents endroits.
Quand un tableur ne suffit plus
Avec de nombreux actionnaires, des cessions fréquentes, des structures de holding ou plusieurs sociétés, un tableur devient difficile à suivre : il ne montre ni un historique fiable ni des chaînes de contrôle sur plusieurs niveaux. Avec Hoop, vous tenez le registre des actions ou des parts sociales en ligne, chaque modification enregistrée comme version et disponible en tout temps en extrait PDF, et vous préparez l’annonce au registre de transparence. Registre des actions pour entreprises
Bases légales : Code des obligations (CO) art. 686, 697j–697m, 785, 786, 790, 790a ; loi sur la transparence des personnes morales (LTPM) art. 10 ; Code pénal (CP) art. 327a. État : novembre 2026.
Questions fréquentes sur le registre des actions
Le registre des actions est-il obligatoire ?
Oui. Chaque SA avec actions nominatives tient un registre des actions, chaque Sàrl un registre des parts sociales. Depuis 2019, les actions au porteur ne sont admises que pour les sociétés cotées ou sous forme de titres intermédiés ; la plupart des SA ont donc des actions nominatives.
Puis-je tenir le registre des actions dans Excel ?
Oui. La loi ne prescrit pas de forme. Le registre doit être complet, à jour et accessible en tout temps en Suisse.
Combien de temps conserver les pièces justificatives ?
Dix ans après la radiation de la personne inscrite (art. 686, al. 5, CO).
Que risque-t-on avec un registre manquant ou erroné ?
Quiconque, intentionnellement, ne tient pas correctement le registre des actions, des parts sociales ou la liste des ayants droit économiques est puni d’une amende (art. 327a CP). Un tribunal peut en outre ordonner des mesures pour carence dans l’organisation (art. 731b CO). D’autres réponses dans Questions sur le registre des actions et la transparence.
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